Skuteczna komunikacja pozwala tworzyć sens i zrozumienie między Tobą a Twoim zespołem. 

5 umiejętności, które są niezbędnym narzędziem dla każdego menedżera, który chce usłyszeć informacje i stworzyć wydajne środowisko pracy, w którym pracownicy mogą się rozwijać.

1. Ustalanie kontekstu

Każdy pracownik wchodzi do pracy ze swoim kontekstem, mieszanką kultury, wspomnień, wychowaniem i doświadczeniem. Rolą kierownika jest stworzenie wspólnej wizji całego zespołu. Upewnij się, że pracownicy rozumieją obraz tej wizji i dopasowują się do niego. Nieustannie informuj "dlaczego": dlaczego plan jest ważny, rolę, jaką odgrywa Twój zespół i decydującą rolę poszczególnych pracowników. Za każdym razem, gdy komunikujesz się z pracownikiem, odpowiedz na pytania:

• Co będę z tego mieć?
• Czemu miało by mi zależeć?

Połącz to, co dzieje się w większych organizacjach w firmie w czasie rzeczywistym, i porozmawiaj o tym, jak praca pracowników odnosi się do sukcesu firmy. Jeśli nie ustawisz kontekstu, pracownicy nie zrozumieją, dlaczego ich poszczególne sprawy mają znaczenie.

2. Powtarzać, powtarzać, powtarzać

Jedyny wspólny błąd komunikacyjny, po obu stronach, to mentalność "check-off-the-box". Ludzie widzą komunikację jako zdarzenie jednorazowe. Mówią takie rzeczy jak: "wysłałem e-mail" lub "już to przekazałem". Brzmi znajomo? Badania pokazują, że wielu z nas musi usłyszeć wiadomość wiele razy, zanim ją otrzymamy. Komunikacja nie jest czymś, co można sprawdzić w liście rzeczy do zrobienia. Budowanie zaufania i wiarygodności polega na komunikowaniu się w sposób spójny. Gdy pracownicy powtarzają tę samą wiadomość, są bardziej skłonni zwracać uwagę na rzeczy ważne i mniej ważne.

3. Stworzyć dialog i sprawdzić zrozumienie

Za każdym razem, gdy komunikujesz się, masz możliwość sprawdzenia, czy pracownicy dokładnie usłyszeli to co miałeś na myśli. Upewnij się, że wiadomość jest naprawdę słyszana i zrozumiana. Stwarzaj możliwości rozmów, które pozwolą zrozumieć i rozpowszechniać wiedzę, którą im przekazujesz. Poproś odbiorców o sprecyzowanie tego, co usłyszeli. Jeśli chcesz wiedzieć, czy odbiorcy rozumieją "co" i "dlaczego" zapytaj ich: "Jakie wyzwania i możliwości widzisz z tym, co wyjaśniono"? Budowanie okazji do pytań i dialogu w Twoim komunikacie pozwala pomierzyć w czasie rzeczywistym, jak dobrze pracownicy otrzymują Twoje wiadomości.

4. Aktywne słuchanie

Aby komunikacja byłą skuteczna, musisz dowiedzieć się, co działa dobrze, co nie, co jest najważniejsze, a co można poprawić. To wymaga słuchania.

Zadaj otwarte pytania, które pozwalają słuchaczowi podjąć rozmowę w wybranym kierunku, na przykład:

"Pomóż mi zrozumieć ..."

"Jak wyobrażasz sobie ..."

"Jakie inne strategiczne alternatywy rozważałeś?"

Poproś pracowników o opinie:

• Pomyśl o tym, w jakich środowiskach pracownicy czuliby się najbardziej wygodni w udostępnianiu danych (kanały informacyjne mogą być nieoficjalne lub formalne)
• Podziel się swoją motywacją do otrzymywania informacji zwrotnych
• Zaangażuj się w pełni i słuchaj, co mają do powiedzenia
• Postępuj zgodnie z ich pomysłami, aby wiedzieli, że ich głos jest ważny.
• Niech wiedzą: "Podoba mi się ten pomysł ... jak możemy to wprowadzić?"
• Jeśli nie zamierzasz wdrożyć swojego pomysłu, ważne jest, aby powiedzieć mu, dlaczego.
• Niezależnie od tego, czy zamierzasz wdrożyć pomysły, czy nie, zamknij pętlę rozmowy z pracownikami.

5. Wezwanie do działania

Podczas komunikowania się zastanów się nad działaniami, które próbujesz prowadzić. Co chcesz, aby pracownicy robili ? wyraź to w komunikacie. Jasno poinformuj o działaniach, które chcesz, żeby podjęli. Bądź konkretny i podaj przykłady. Bez wezwania do działania Twoja wiadomość to tylko informacje.