Asertywność w zespole - jak usprawnić komunikację i zbudować otwartość w pracy.

Skuteczna komunikacja i atmosfera wzajemnego szacunku, wsparcia to istotny element pracy i dobrze funkcjonującej firmy.

Dziś jakość współpracy i atmosfera w pracy ma szczególne znaczenie. Szczególnie młodsze pokolenia zwracają uwagę na to jak jest kultura pracy i jakie są zasady współpracy, nastroje firmy.

W pracy, w towarzystwie naszych współpracowników spędzamy średnio 8 godzin dziennie, dlatego zdecydowanie warto dbać o to, by współpracowało się nam dobrze. 

Nasi współpracownicy to ludzie, którzy nas otaczają w naszym środowisku zawodowym.

Każdy z nich jest inny, ma swoje zasady, ma swoje potrzeby, ma swoje pasje, ma swoje nawyki. Każdy z nich inaczej radzi sobie z zadaniami, z rzeczywistością. Każdy z nich ma swoje emocje i w różny sposób wyraża swoje potrzeby i myśli.

Czasem są to osoby zamknięte w sobie, mniej intensywnie i wyrażają swoje niezadowolenie, ukrywają przed nami swoje emocje i frustracje związane z pracą.

Są tacy, którzy nie mają problemów z mówieniem - jasno wyrażają swoje poglądy, czasami nawet zbyt dosadnie, bywają impulsywni a czasem agresywnymi.

Doskonale wiemy, że nasze reakcje zależą od naszych przekonań, doświadczeń czy też sytuacji, w jakich znaleźliśmy się w danej chwili. Zależą również od roli, w jakiej występujemy czy też od naszych predyspozycji związany z charakterem.

Praca z ludźmi wymaga od nas:

• empatii,
• zrozumienia,
• umiejętności komunikacji,
• otwartości.

Chcąc uniknąć konfliktów i niedomówień powinniśmy pracować nad postawą asertywną i umiejętnością komunikacji w naszym zespole.

Asertywność to umiejętność otwartego i stanowczego wyrażania własnych opinii, potrzeb i emocji, egzekwowania swoich praw, podejmowania decyzji bez naruszania godności drugiego człowieka.

Wyrażanie swoich opinii, myśli, zdania w sposób szczery, a jednocześnie nie krzywdzący drugiej osoby to wyzwanie. Jednak da się nauczyć takiego sposobu komunikacji, by współpraca układała się pozytywnie.

ZASADY UDZIELANIA ASERTYWNEJ INFORMACJI ZWROTNEJ W ZESPOLE:

1. Mów o zachowaniu danej osoby, nie o samej osobie.

Nie oceniaj danej osoby. Skup się na tym, co ta osoba zrobiła, ale bez oceniania. Mów o jej zachowaniu. Nie rób osobistych wycieczek.

przykład 

Ty jak zwykle spóźniasz się z raportem, miał być 3 kwietnia.

lepiej

Kasiu, na 3 kwietnia umówiliśmy się, że dostarczysz mi raport. Proszę o potwierdzenie wysłania.

2. Skup się na swoich spostrzeżeniach, a nie wyciągaj wniosków.

Skup swoją uwagę na tym, co możesz zobaczyć i usłyszeć w zachowaniu drugiej osoby, omiń interpretację, czy swój osąd sytuacji.

przykład 

Magdalena, Ty jak zwykle gadasz. Zajmij się w końcu robotą. Masz chyba za dużo czasu, a za mało roboty.

lepiej

Uwagę współpracownikowi zwracaj raczej na osobności - nie rób tego publicznie.

na osobności

Magdalena, dziś dwa razy zaobserwowałam, że prowadzisz rozmowę przez telefon na tematy prywatne. Oczekuję, że w czasie pracy będziesz skupiona na obowiązkach i zadaniach jakie masz do wykonania, a nie na prowadzeniu rozmów prywatnych.

3. Dokonuj opisu, a nie ocen.

Skoncentruj swoją wypowiedź na opisie sytuacji. Opis koncentruje się na tym, co się dzieje i jest formą sprawozdania bez wystawiania ocen.

przykład 

Jesteś spóźnialska, raport miał być u mnie już 3 dni temu na mailu.

lepiej

Kasiu, na 3 kwietnia umówiliśmy się, że dostarczysz mi raport. Oczekuję go na e-mailu do 30 minut.

4. Skup się na zachowaniu w odniesieniu do szczególnej sytuacji.

Jeśli chcesz wyrazić swoją opinię na temat danej sytuacji, skup się na tym, co się wydarzyło “tu i teraz”, a nie na zachowaniu osoby, nie na umieszczaniu tego “gdzieś i kiedyś”.

przykład 

Kasiu, ciągle wychodzisz na papierosa. Mam już dość Twojego zachowania i opuszczania stanowiska pracy. Cały czas widzę Cię tylko z tym petem w ręku. Nie dotrzymujesz słowa, bo miesiąc temu umówiliśmy się, że nie będziesz wychodziła tak często. Cały czas widzę jak wychodzisz.

lepiej

Kasiu, w czasie naszej ostatniej rozmowy ustaliliśmy, że będziesz wychodziła na papierosa 2 razy w ciągu dnia w czasie przerwy śniadaniowej popołudniowej. Oczekuję że będziesz w przestrzegać ustalonych zasad.

5. Dziel się pomysłami i informacjami, a nie dawaj rad.

Dzięki temu, że dzielisz się pomysłami pozwalasz drugiej osobie decydować w jaki sposób chce dojść do określonego celu i w jaki sposób użyje ona Twoich informacji i pomysłów. Dajesz możliwość współpracownikom rozwijania się i wychodzenia z inicjatywą.

Pamiętaj: bądź otwarty na pomysły innych. Twój sposób myślenia nie zawsze jest jedyny i słuszny.

przykład 

Kasiu, załatw tę reklamację. Idź do klienta i powiedz, że jest nam przykro i zrobimy wszystko, żeby nasza współpraca była kontynuowana. Dowiedz się jakie są jego oczekiwania.

lepiej

Kasiu, daję Ci zadanie związane z obsługą tej reklamacji, bo wiem, że doskonale radzisz sobie w trudnej obsłudze klienta. Proszę powiedz mi, w jaki sposób chciałabyś ją załatwić?

6. Skup się na korzyści, jaką informacja zwrotna może dać odbiorcy.

Zwracając się do swoich współpracowników weź pod uwagę to, że informacja zwrotna, której udzielasz powinna służyć rozwiązania danej sytuacji lub może służyć wzmocnieniu danej osoby.  

Pozytywna komunikacja wzmacnia w nas chęć dobrej pracy.

Komunikaty zawierające negatywne treści mają negatywny wpływ na komunikacji i naszą wzajemną współpracę w zespole. 

Pamiętaj o tym,  że nie zawsze trzeba mieć rację. W czasie rozmów z kolegami z pracy pamiętaj, że gracie do wspólnej bramki i macie z zadanie rozwiązać dany kłopot, a nie stosować przepychanki i wytykanie winy.

7. Asertywnie informuj o błędach, bez oceny. 

Dawanie i odbieranie informacji zwrotnych wymaga odwagi, umiejętności, zrozumienia i szacunku dla siebie i dla innych. 

Z szacunkiem informuj o błędach.

8. Informację o osobistych sprawach współpracowników zachowuj dla siebie.

Jeśli osoby w zespole dzielą się z Tobą osobistymi informacjami, pamiętaj, że ich wykorzystanie może budzić wiele emocjonalnych reakcji dlatego zachowuj je dla siebie, nie używaj osobistych informacji współpracowników przeciwko nim.

Atmosfera panująca w zespole ma znaczny wpływ na jego efektywność i zadowolenie z pracy pracowników.

Zrozumienie i szacunek dla osób, z którymi współpracujesz to podstawa zgranego i efektywnego zespołu. Jeżeli masz wątpliwości, czy dane zachowanie jest asertywne, sprawdź, czy choć odrobinę zwiększa ono Twój szacunek do samego siebie. Jeśli tak, jest to zachowanie asertywne.

Interesy firmy i pracowników mogą być spójne.

Współpraca w zespole, realizacja celów firmy, interesy mogą być wspólne - możemy je realizować. Dobra komunikacja, jasne zasady współpracy, realizacja misji firmy i poczucie wspólnego celu to jedne z najważniejszych elementów skutecznych zespołów.

Dlatego:

• Dbajcie o komunikację w swojej firmie.
• Wyjaśnijcie od razu  konflikty i niejasne sytuacje.
• Ustalcie zasady komunikacji 
• Szanujcie odmienność 
• Wprowadzajcie zmianę, jeśli jest to konieczne tak, aby wszystkim łatwiej się pracowało.

Pamiętaj, że razem pracujecie na sukces firmy i gracie do jednej bramki. Dobry klimat w pracy, wzajemny szacunek dla współpracowników i odnoszenie się do siebie z szacunkiem stworzy w waszej firmie warunki do dobrej współpracy, która przeniesie się na jakość pracy i jakość działań firmy. 

Jeśli podobały Ci się przykłady i wskazówki, jakie uzyskałeś w artykule, zapraszam - zapisz się do naszego newslettera, a niczego nie przegapisz.

Będę wdzięczna i zyskasz mój uśmiech i radość jeśli udostępnisz tekst dalej :)