Przygotowując prezentację warto jest zwrócić uwagę na zakres treści, które chcemy przekazać i na sposób uporządkowania tych treści. Jeżeli chcemy, żeby ludzie coś zapamiętali z naszej prezentacji powinniśmy o to zadbać. Po jednokrotnej prezentacji zapamiętujemy tylko kilka rzeczy i to na krótki czas. 

Pamiętajmy także, że ludzie zazwyczaj tylko nas słuchają nie robiąc notatek z tego, co mówimy, a uwaga z jaką nas słuchają jest zmienna.

W związku z tym, należy starać się ograniczyć liczbę przekazywanych informacji, a także podawać je w sposób ułatwiający zapamiętanie. 

W zapamiętaniu pomaga między innymi uporządkowanie tego, o czym będziemy mówić i powtarzanie tego w różny sposób.

Siadając do przygotowania prezentacji handlowej dobrze jest zaplanować cały jego przebieg.

Profesjonalna prezentacja powinna składać się ze wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Taka konstrukcja przypominająca trochę wypracowanie szkolne, wychodzi naprzeciw problemom związanym z zapamiętywaniem i uwagą. Każda z tych części służy zrealizowaniu celu. Każda z nich ma swoje mniejsze cele, które pomagają osiągnąć ten główny.

Wstęp

Jedyna szansa, by zrobić dobre wrażenie. We wstępie należy przede wszystkim:

• Nawiązać kontakt z publicznością

• Skupić uwagę na temacie 

• Zapoznać uczestników z najważniejszymi tezami wystąpienia

Nawiązanie kontaktu dokonuje się poprzez pokazanie, że my i publiczność mamy

ze sobą coś wspólnego, coś nas łączy. Chociażby miejsce, w którym się znajdujemy. Może to być również jakieś wspólne doświadczenie. Innym sposobem jest przełamanie oficjalnego tonu i zmiana zachowania na bardziej nieformalne.

Np. wyjście spoza stołów czy też mównicy. Warto pamiętać, że nawiązanie kontaktu odbywa się w dużej mierze bez słów. Nie zapominajmy więc o uśmiechu i kontakcie wzrokowym ze słuchaczami.

Skupienie uwagi słuchaczy można osiągnąć w różny sposób. Można to robić opowiadając jakieś ciekawe zdarzenie. Można też opowiedzieć jakąś anegdotę lub dowcip. Jest to bardzo dobra metoda, ale dowcip musi być dobrze opowiedziany,wiązać się z tematem wystąpienia i być dobrym tonie.

Innym sposobem jest podanie jakiegoś kontrowersyjnego przykładu, który nawiązuje do treści naszego wystąpienia. Można też pokazać coś, co przyniosło się ze sobą. Wstęp to również miejsce na to, żeby w skrócie przedstawić temat i plan naszego wystąpienia. My wiemy, o czym będziemy mówić, słuchacze jeszcze nie. Warto więc dać im na początku cel i mapę naszego wystąpienia. Najlepiej jest, kiedy wszystkie trzy cele wstępu współgrają ze sobą i stanowią wspólną całość.

Wstęp może wyglądać następująco:

• Powitaj publiczność

• Przedstaw się

• Przedstaw temat wystąpienia

• Skup uwagę publiczności „przynęta”

• Przedstaw cele wystąpienia i korzyści dla słuchaczy

• Zaprezentuj „spis treści” – główne punkty wystąpienia

• Określ jak długo będziesz mówić

• Zaproponuj czas na pytania

Rozwinięcie

Celem rozwinięcia jest przedstawienie, uzasadnienie i ilustracja głównych punktów

wystąpienia. Powinno ich być co najmniej dwa i nie więcej niż pięć. W trakcie rozwinięcia:

• Utrzymuj kontakt ze słuchaczami

• Wzmacniaj zainteresowanie słuchaczy

• Bądź komunikatywny

• Dąż do tego, żeby odbiorcy zapamiętali najważniejsze treści wystąpienia

• Realizuj podstawowy cel wystąpienia

Struktura rozwinięcia

Konstruując rozwinięcie można zastosować następujący prosty schemat:

1. Przejdź od wstępu

2. Punkt pierwszy: (przedstaw tezę pierwszego punktu, uzasadnij tezę posługując się

informacjami, faktami, wynikami badań. Zilustruj tezę posługując się porównaniami,

przykładami oraz podsumuj punkt pierwszy.

Przejdź do drugiego punktu.

Punkt drugi: podobnie jak w punkcie pierwszym przedstaw tezę, uzasadnij zilustruj i

podsumuj.

Przejdź do trzeciego punktu.

Punkt trzeci: zastosuj schemat taki jak w powyższych punktach

Przejdź do zakończenia.

Zakończenie

Zakończenie służy przypomnieniu i podsumowaniu najważniejszych treści wystąpienia, wzmocnieniu tego co chcielibyśmy osiągnąć dzięki wystąpieniu i pozostawieniu po sobie dobrego wrażenia.

Na zakończenie wystąpienia należy przypomnieć najważniejsze punkty naszego wystąpienia. Robimy to, dlatego że słuchacze mogli nie zapamiętać wszystkiego co chcieliśmy im przekazać. Drugi powód to wzmocnienie najważniejszych myśli naszego wystąpienia.

Na zakończenie podobnie jak we wstępie również możemy opowiedzieć anegdotę.

Pamiętajmy jednak, że raczej nie powinien to być żart, z którego ludzie będą się śmiali.

Zazwyczaj nie jest to dobre rozwiązanie. Lepiej jest zakończyć refleksyjnie. Kończąc warto również pozostawić po sobie dobre wrażenie. Podziękujmy więc na zakończenie za przybycie i uwagę.

Zapowiedź zakończenia: Wzmocnij w ten sposób uwagę słuchaczy. Podsumowanie:

Przypomnij cel, temat i główne punkty wystąpienia. Ostateczna konkluzja: Zaapeluj o

podjęcie działań, podaj zalecenia lub rozwiązanie.

Pozytywne zakończenia:

• Zastosuj anegdotę, żart lub pytanie retoryczne

• Podziękowanie za uwagę

• Pożegnaj się z publicznością

Metody porządkowania informacji w prezentacji

Poniżej przedstawione są różne sposoby porządkowania informacji, które są pomocne w konstruowaniu rozwinięcia i całego wystąpienia. Wybór odpowiedniej zależy od celu i od jego treści.

Metoda dedukcyjna

Metoda ta polega na przedstawieniu na samym początku tezy za którą się opowiadamy, a następnie na jej uzasadnieniu:

1. Sformułuj tezę, która chcesz udowodnić

2. Przedstaw argumenty

3. Ułóż je w logiczną całość

4. Przedstaw szczegółowe informacje uzasadniające twoją tezę.

Przykład:

Wszyscy wiemy, że dobrze jest jeździć na szkolenia. Uczestniczenie w szkoleniach jest

bowiem kształcące, pożyteczne i pomaga budować relację z innymi ludźmi. Na szkoleniu

człowiek zawsze się może dużo dowiedzieć i zdobyć umiejętności, dzięki którym lepiej

radzi sobie w życiu. Przeszkolony członek organizacji wraca do swojej firmy i nabyta

przez niego wiedza i umiejętności przynoszą pożytek całej organizacji. Konferencje są

lepiej przygotowane i poprowadzone. Wiadomo, jak dotrzeć z informacja do uczestników.

Kogo zaprosić do uczestnictwa w panelu.

Na szkoleniu jest także okazją do poznania nowych ludzi, wspólnej zabawy i tym samym

integracji z przedstawicielami innych organizacji. Często się zdarza, że zawarte na

szkoleniu znajomości i przyjaźnie owocują w przyszłości.

Metoda indukcyjna

Ta metoda jest niejako odwrotnością poprzedniej. Polega na przedstawieniu argumentów i dojściu na jej podstawie do tezy, którą chcemy przedstawić:

1. Przedstaw szczegółowe informacje

2. Uporządkuj je

3. Sformułuj wniosek

Przykład:

Na szkoleniu człowiek zawsze się może dużo nauczyć, zdobyć nowe umiejętności, dzięki

którym będzie lepiej radzić sobie w życiu. Przeszkolony pracownik wraca do swojej firmy i

nabyta przez niego wiedza i umiejętności przynoszą wszystkim pożytek. Organizowanie

przez nich konferencje są lepiej przygotowane i prowadzone. Na szkoleniu jest także

okazja do poznania nowych ludzi. Często się zdarza, że zawarte na szkoleniu znajomości

i przyjaźnie owocują w przyszłości. Uczestniczenie w szkoleniach jest więc zarówno

kształcące i pożyteczne, jak i ważne towarzysko. Wynika z tego jasno, że dobrze i fajnie

jest jeździć na szkolenia.

Chronologiczna

Porządkowanie informacji od przeszłości przez teraźniejszość do przyszłości.

Przykład:

Uczestniczenie w szkoleniach przynosi wielorakiego rodzaju korzyści. Pierwsze korzyści

widać już na samym początku szkolenia. Nowe ciekawe znajomości wzbogacają

uczestnika a dobra zabawa w miłym gronie stanowi doskonałe oderwanie od codziennych

trudności i problemów. Gdy po tygodniu uczestnik wraca do swoje firmy stają się

widoczne kolejne korzyści. Dzięki nowo zdobytym umiejętnością poprawia się jakość

działania jego i zespołu np. organizowane przez niego konferencje są ciekawsze. Udaje

się zaprosić ciekawych gości, nie ma problemów organizacyjnych a po konferencji

ukazują się pozytywne recenzje w miejscowej prasie. Rok później ten sam uczestnik

najczęściej awansuje, zostaje szefem jakiegoś projektu czy dostaje bardziej

odpowiedzialne zadanie.

Tematyczna

Porządkowanie informacji według kolejno omawianych tematów czy najważniejszych

kwestii. Omówienie indukcyjne, bądź dedukcyjne jednej kwestii, przejście do następnej.

Przykład:

Jeżdżenie na szkolenie przynosi wiele korzyści. Uczestniczenie w szkoleniach jest

bowiem kształcące. Na szkoleniach można zdobyć nową wiedzę i umiejętności, dzięki

którym łatwiej jest odnieść sukces. Szkolenia są również bardzo pożyteczne.

Przeszkolony pracownik wraca do swojej firmy i nabyta przez niego wiedza przynosi

pożytek całej organizacji. Konferencje europejskie są lepiej przygotowane i

poprowadzone. Pobyt na szkoleniu jest także niezwykle atrakcyjny towarzyszko. Na

szkoleniu jest zawsze okazja do poznania nowych ludzi, wspólnej zabawy i integracji

między uczestnikami. Często zdarza się, że zawarte na szkoleniu znajomości owocują w

przyszłości.

Przyczynowo-skutkowa

Porządkowanie informacji przez opis skutków przed przyczynami

Cel-środki

Porządkowanie informacji przy wykorzystaniu konwencji opisania celów a następnie środków ich osiągnięcia.

Problem-rozwiązanie

Porządkowanie informacji przez pokazanie problemów, następnie ich rozwiązań.