Jak zacząć delegować zadania?

Opublikowane 30 kwietnia 2024 przez Aleksandra Kubicius w Strefa szefa

Prawda, której nikt nie chce słyszeć o liderach firm.

Rozmawiałam z wieloma szefami małych firm i liderami zespołów sprzedaży, którzy twierdzą, że znają tajniki skutecznego zarządzania. Mimo ich pewności siebie, wyniki dostarczane przez ich zespoły są dalekie od oczekiwanych. Czy problem tkwi w przereklamowanych umiejętnościach zarządzania, czy może w braku samokrytycyzmu?

Jak zacząć delegować zadania?

Delegowanie - słyszysz to słowo i od razu czujesz lekki niepokój? Nie martw się, nie jesteś sam. Wielu szefów firm czy liderów zespołów sprzedaży, z którymi rozmawiałem, przyznaje, że to dla nich wyzwanie, podobnie są tacy, którzy myślą, że robią wszystko ok, jednak rezultaty, jakie są dowożone przez pracowników nie są zgodne z oczekiwaniami - gdzie w tym jest błąd? Delegowanie jest jak nauka jazdy na rowerze: początki mogą być trudne, ale gdy już złapiesz równowagę, nie ma nic lepszego. Oto kilka wskazówek, jak zacząć delegować prace w sposób, który faktycznie odciąży cię i zmotywuje twoich pracowników.

Poznaj swoją drużynę

Zastanów się chwilę nad Alicją, która jest częścią Twojego zespołu od ostatniego roku. Zanim dołączyła do Twojej firmy, pracowała w obszarze obsługi klienta i często zajmowała się analizą potrzeb klientów. Te umiejętności analityczne czynią ją doskonałą kandydatką do delegowania zadań, które wymagają wnikliwej oceny i podejmowania decyzji. Na przykład, jeśli potrzebujesz kogoś do zarządzania procesem zamówień i oceny ofert dostawców, Alicja dzięki swojemu doświadczeniu i umiejętnościom jest osobą, na którą warto postawić. To właśnie zrozumienie unikalnych zdolności i doświadczeń członków Twojego zespołu jest kluczem do efektywnego delegowania. Pokazuje to, jak ważne jest, żeby dobrze znać umiejętności i tło swoich pracowników. To pierwszy krok do skutecznego delegowania. (tu zasygnalizuję, że zanim zatrudnisz pracownika, przemyśl dokładnie, kogo potrzebujesz do swojej drużyn, dopasuj osobę do zadań, jakie planujesz jej zlecić i opracuj "on boarding" nowego pracownika - wdrożenie pracownika).

Wybierz odpowiednie zadania

Zacznijmy od czegoś prostego. Masz codziennie sprawdzać skrzynkę mailową w poszukiwaniu ofert od dostawców, co zajmuje Ci dużo czasu, ale jest dość proste i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Czemu by tego nie przekazać komuś innemu? Delegowanie takich zadań oszczędzi Twój czas i pozwoli komuś innemu się wykazać.

Ustalanie jasnych oczekiwań

Kiedy delegujesz zadanie, bądź jak najbardziej precyzyjny. Powiedzmy, że przekazujesz zadanie Alicji - nie wystarczy powiedzieć: „Zajmij się mailami”. Lepiej jest powiedzieć: „Twoim zadaniem jest przeglądanie maili każdego dnia rano, selekcjonowanie ofert od dostawców i przygotowanie krótkiego raportu do godziny 10:00”. Im więcej szczegółów, tym lepiej dla wszystkich.

Zapewnij narzędzia i wsparcie

Delegowanie to nie tylko rzucenie zadania w kogoś stronę i zapomnienie o tym. Upewnij się, że twoi pracownicy mają wszystko, czego potrzebują, aby sprostać zadaniu. Czy Alicja wie, jak korzystać z filtrów w skrzynce mailowej, aby efektywnie sortować wiadomości? Może potrzebuje krótkiego przeszkolenia lub dodatkowych wskazówek?

Monitoruj i motywuj

Nie zapominaj o regularnym sprawdzaniu postępów i oferowaniu feedbacku. Gdy Alicja po raz pierwszy przygotuje raport, przejrzyj go razem z nią, wskaż, co poszło świetnie, a co można poprawić. Chwal za zaangażowanie i wskazuj co zrobiła świetnie. To zbuduje jej pewność siebie i motywację do dalszej pracy. Przykład, jak mógłby wyglądać proces monitorowania i motywowania na podstawie opisanego scenariusza z Alicją:
Tydzień 1:

  • Poniedziałek: Alicja dostaje zadanie przygotowania tygodniowego raportu z ofert dostawców. Wspólnie ustalacie format raportu i deadline.

  • Piątek: Alicja przekazuje swój pierwszy raport. Zamiast od razu wskazywać na błędy, zaczynasz od pochwał. "Alicja, widzę, że świetnie poradziłaś sobie z segregacją ofert - to było dokładnie zorganizowane. Twoja uwaga do detali naprawdę pomaga w przejrzystości raportu."

Tydzień 2:

  • Poniedziałek: Przeglądacie razem raport. "Zauważyłem, że bardzo dobrze zidentyfikowałaś najkorzystniejsze oferty, to pokaże naszemu zespołu, gdzie są najlepsze okazje. Mam jednak kilka sugestii, jak możemy jeszcze bardziej usprawnić proces..."

  • Piątek: Alicja dostarcza ulepszony raport, w którym wzięła pod uwagę Twoje sugestie. "Naprawdę robi wrażenie, jak szybko przyswoiłaś te zmiany. Twoja zdolność do szybkiego uczenia się i adaptacji jest imponująca."

Tydzień 3 i dalej:

  • Kontynuujesz regularne spotkania z Alicją, na których omawiacie jej postępy. Każde spotkanie zaczyna się od pochwał, a potem przechodzisz do konstruktywnego feedbacku.

  • W międzyczasie, Alicja zaczyna samodzielnie zauważać obszary do poprawy i przychodzi z własnymi propozycjami ulepszeń. "Twoja inicjatywa w szukaniu nowych rozwiązań jest imponująca. Twoje pomysły na automatyzację selekcji ofert mogą znacznie usprawnić nasze operacje."

W tym procesie kluczowe jest, aby zawsze zaczynać od pozytywnego aspektu pracy, którą pracownik wykonał, a następnie przechodzić do obszarów wymagających poprawy, oferując jednocześnie wsparcie i wyraźne kierunki rozwoju. Uznając wysiłek i zaangażowanie pracownika, budujesz jego pewność siebie i motywację, co przyczynia się do lepszej wydajności i satysfakcji z pracy.



ZANIM ZACZNIESZ DELEGOWAĆ TO sprawdź umiejętności pracownika przed tym jak wydelegujesz zadanie

Przy delegowaniu zadań nie wystarczy polegać tylko na zapewnieniach pracownika, że "tak, umiem to zrobić". Aby uniknąć nieporozumień i potencjalnych problemów, warto zastosować kilka sprawdzonych metod, które pomogą ci ocenić, czy dana osoba rzeczywiście posiada odpowiednie umiejętności do wykonania powierzonego zadania.

1. Przeprowadź rozmowę zadaniową

Zacznij od rozmowy, w której poprosisz pracownika o szczegółowe opisanie procesu, który będzie musiał wykonać. Na przykład, jeśli delegujesz Alicji zadanie przeglądania ofert od dostawców, zapytaj ją, jakie kroki podejmie, aby zrealizować to zadanie. Pozwoli ci to zrozumieć, czy jej podejście jest właściwe i czy rozumie wszystkie aspekty zadania.

2. Przetestuj umiejętności w kontrolowanych warunkach

Jeśli to możliwe, zorganizuj krótki test lub zadanie próbne. Na przykład, poproś pracownika, by w ramach próby przefiltrował maile z ostatniego tygodnia i przygotował krótki raport. To pozwoli ci nie tylko zobaczyć jego praktyczne umiejętności, ale też ocenić, jak radzi sobie z presją i nowymi obowiązkami.

3. Poproś o wcześniejsze doświadczenia

Zapytaj pracownika o podobne zadania, które już wykonywał w przeszłości, zarówno w ramach obecnej pracy, jak i poprzednich stanowisk. Prośba o przykłady lub wyniki tych działań może dać ci dodatkowy wgląd w jego kompetencje i doświadczenie.

4. Oferuj stopniowe zaangażowanie

Zamiast delegować całe zadanie od razu, możesz wprowadzić pracownika stopniowo, powierzając mu na początek mniejsze, mniej skomplikowane części zadania. To nie tylko pomoże mu lepiej zrozumieć oczekiwania, ale także da ci możliwość oceny jego postępów na każdym etapie.

5. Wykorzystaj system mentoringu

Jeśli masz wątpliwości co do umiejętności pracownika, możesz przypisać mu mentora z zespołu, który będzie go wspierał. Mentor może ocenić umiejętności pracownika, pomóc w pierwszych krokach i przekazać ci informacje zwrotne o jego postępach.

Zastosowanie tych metod pozwoli ci nie tylko dokładnie ocenić, czy pracownik jest gotowy do przejęcia nowych obowiązków, ale także zbudować wzajemne zaufanie i otwartość w komunikacji. Ostatecznie, takie podejście zwiększa szanse na sukces delegowanych zadań i rozwój kompetencji pracowników.

Podsumowanie

Początki delegowania mogą być wyzwaniem, ale pamiętaj, że to inwestycja w przyszłość twojej firmy i twojego zespołu. Dając innym szansę, nie tylko oszczędzasz swój czas, ale też rozwijasz swoich pracowników. Z biegiem czasu staną się oni bardziej niezależni, a ty będziesz mógł skupić się na strategiach rozwijania biznesu.

Ostatnio natknąłem się na wyniki badania EY Academy of Business, które pokazały, że nawet co trzeci pracownik w Polsce czuje się niedoceniany w pracy. Aż 31% odczuwa brak uznania, a 43% myśli, że można by to poprawić. Tylko 26% czuje się prawdziwie docenianych.

Wiadomo, że gdy ktoś czuje się doceniany, to lepiej pracuje – czuje się ważny dla szefa i zespołu, co jest kluczowe dla zaangażowania. Dlatego pomyślałem, że warto by było wprowadzić coś, co może nam wszystkim pomóc.

Myślę o delegowaniu – to świetny sposób, by pokazać zaufanie do naszych pracowników. Dając im więcej odpowiedzialności, nie tylko pomagamy im się rozwijać, ale i pokazujemy, że na nich liczymy. Regularny feedback też jest ważny, żeby każdy wiedział, na czym stoi i czuł się częścią zespołu.

Wiem, że to może brzmieć jak spore wyzwanie, ale mam dobry plan! Zorganizowaliśmy warsztaty: "Delegowanie zadań i ich egzekwowanie" które pomogą nam wszystkim lepiej rozumieć i wdrażać te zmiany. Będziemy mogli nauczyć się, jak efektywnie delegować zadania i jak dawać konstruktywny feedback, aby każdy czuł się doceniony i zaangażowany.




Dziękujemy Ci, że jesteś z nami.

Dajemy gotowe rozwiązania i narzędzia do pracy oraz wsparcie i motywację.

Jeśli chcesz być na bieżąco, zapisz się na newsletter.

Zostaw swój adres e-mail na vidi.superszkolenia.pl, a dodatkowo dostaniesz rabat na nasze szkolenia.

x
Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o najnowszych wpisach na blogu!

Zobacz podobne wpisy:
Zobacz wpis
Jak oceniać pracowników, by nie budzić konfliktów?
Jak oceniać pracowników, by nie budzić konfliktów? Jakie elementy w czasie przygotowania do tego procesu warto wziąć pod uwagę? [...]
Zobacz wpis
Asertywność w zespole - jak usprawnić komunikację i zbudować otwartość w pracy.
Skuteczna komunikacja i atmosfera wzajemnego szacunku, wsparcia to istotny element pracy i dobrze funkcjonującej firmy. Dziś jakość współpracy i atmosfera w pracy ma szczególne znaczenie. [...]
Zobacz wpis
Czy szef może być kolegą?
Na szkoleniach pytacie się o to, czy szef, kierownik, osoba z zarządu powinna integrować się ze swoimi współpracownikami, którzy są jednocześnie podwładnymi. Jak daleko [...]
Dodaj komentarz
To pole musi być wypełnione
To pole musi być wypełnione

To pole musi być wypełnione

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Komentarze (0)
Nie dodano jeszcze żadnego komentarza.

Ustawienia Ciasteczek

Strona korzysta z plików Coookies.

Używamy plików cookies w celu zapewnienia poprawnego funkcjonowania sklepu internetowego, w celu analizy ruchu na naszej stronie oraz pozyskiwania statystyk użytkowania.

Pliki cookies to małe pliki tekstowe, które są używane przez strony internetowe w celu zapisania w przeglądarcepewnych danych o użytkowniku.

Zgodnie z prawem, możemy tworzyć pliki cookies na Twoim urządzeniu tylko jeżeli są niezbędne do funkcjonowania strony internetowej. Pliki cookies, które nie są niezbędne do poprawnego działania serwisu możemy zapisywać tylko za Twoją zgodą.

Ten serwis wykorzystuje różnego rodzaju pliki cookies, niektóre z nich są tworzone i zarządzane przez usługi firm trzecich, które wykorzystywane są na naszej stronie.

W dowolnym momencie możesz zmienić lub wycofać swoją zgodę na pliki cookies. W naszej Polityce Prywatności możesz sprawdzić jakie dane i w jaki sposób są przez nas przetwarzane.

Niezbędne

Niezbędne pliki cookies sprawiają, że strona internetowa jest prawdziwie użyteczna, zapewniają podstawowe funkcje jak identyfikacja sesji użytkownika czy autoryzacja dostępu do zabezpieczonych części serwisu. Strona nie może poprawnie funkcjonować bez tych plików cookies.

Funkcjonalne

Używane do zapewnienia dodatkowej funkcjonalności serwisu (np. działania modułu czatu). Ich brak może spowodować wyłączenie niektórych funkcjonalności.

Statystyczne

Te pliki cookie pomagają nam lepiej zrozumieć w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszego serwisu poprzez zbieranie i raportowanie anonimowych danych.

Marketingowe

Używane do śledzenia aktywności użytkownika w serwisie w celu lepszego dopasowania treści marketingowych i reklamowych.