Sukces w zarządzaniu zespołem: Wyjątkowa rola skutecznej komunikacji i jasnego określania oczekiwań - perspektywa doświadczonej szefowej zespołu

Dziś, o komunikacji i jasnym określaniu oczekiwań. 

Czy pomyślałeś kiedyś, że twój pracownik czasami po prostu najzwyczajniej w świecie nie wie, czego od niego oczekujesz? A niestety, mamy bardzo mocno zaprogramowane w sobie, by nie przyznawać się do tego, że czegoś nie wiemy. Dlatego często dochodzi do nieporozumień i nie otrzymujemy takiego rezultatu, jakiego oczekujemy.

Dziele się swoim przekonaniem, że skuteczna komunikacja jest fundamentem efektywnego zarządzania zespołem. Dzięki otwartej i przejrzystej komunikacji może budować zaufanie i efektywnie porozumiewać się z każdym członkiem zespołu.

Zarządzałam różnymi zespołami 1 i kilku osobowymi, byłam szefową kilkunastoosobowej firmy, która zajmuje się różnymi projektami i wyzwaniami. Przez lata zdobyłam wiele doświadczenia i wiedzy na temat tego, co sprawia, że zespół jest efektywny i zadowolony. Chciałabym się z wami podzielić kilkoma kluczowymi aspektami, które uważam za niezbędne do skutecznego kierowania ludźmi.

Pierwszym i najważniejszym aspektem jest komunikacja. Bez dobrej komunikacji nie ma możliwości, aby zespół działał sprawnie i osiągał cele. Dlatego staram się być zawsze otwarta i przejrzysta w komunikowaniu się z moimi pracownikami. Nie boję się mówić o problemach, ale też chwalę za dobre wyniki. Staram się być dostępna i aktywnie słuchać tego, co mają do powiedzenia. Uważam, że komunikacja to nie tylko przekazywanie informacji, ale też budowanie relacji i zaufania.

Jak? Przede wszystkim, staraj się być konkretny i precyzyjny, kiedy zadajesz zadania lub dajesz feedback. Nie używaj ogólników, takich jak "popraw to", "zrób to lepiej", "bądź bardziej kreatywny". Zamiast tego, wskaż konkretne punkty, które wymagają poprawy lub zmiany. Podaj przykłady, co masz na myśli. Wyjaśnij, jaki jest cel i dlaczego jest ważny. Zapytaj, czy pracownik ma jakieś pytania lub wątpliwości. Sprawdź, czy zrozumiał twoje oczekiwania i czy ma wszystkie niezbędne narzędzia i zasoby do wykonania zadania.

Przykład: "Proszę przygotować raport w formacie PowerPoint, składający się z 10–12 slajdów. Na pierwszym slajdzie umieść logo firmy, a następnie przedstaw wyniki sprzedaży w ostatnim kwartale. Na kolejnych slajdach skup się na analizie trendów sprzedażowych, wpływie działań marketingowych i prognozach na kolejne kwartały."

Komunikacja to dwukierunkowy proces. Nie tylko wydawaj polecenia, ale także słuchaj pracowników, udzielaj im odpowiedzi i udostępniaj informacje, które mogą mieć wpływ na ich pracę. Otwartość na komunikację i gotowość do wyjaśniania wątpliwości pomogą budować lepsze zrozumienie i efektywność w zespole.

Po drugie, staraj się być otwarty i dostępny dla swojego pracownika. Nie zamykaj się w swoim gabinecie lub na swojej skrzynce mailowej. Pokaż, że jesteś zainteresowany jego postępami i problemami. Zachęcaj go do zadawania pytań i dzielenia się opiniami. Nie oceniaj go negatywnie za to, że czegoś nie wie lub nie umie. Zamiast tego, doceniaj jego chęć do nauki i rozwoju. Pomagaj mu w zdobywaniu nowych umiejętności i wiedzy. Buduj atmosferę zaufania i współpracy.

Po trzecie, staraj się być regularny i konsekwentny w komunikowaniu się ze swoim pracownikiem. Nie ograniczaj się do rozmów, tylko wtedy, kiedy coś jest nie tak lub kiedy musisz ocenić jego pracę. Komunikuj się z nim na bieżąco, informuj go o planach i zmianach, dawaj mu pochwały i podziękowania za dobrze wykonane zadania. Ustalaj z nim cele i terminy, monitoruj ich realizację i dawaj mu informację zwrotną. Nie zmieniaj swoich oczekiwań bez uzasadnienia i wyjaśnienia.

Uważam, że pracownik jest najważniejszym zasobem każdej organizacji. Dlatego ważne jest, aby dbać o jego dobre samopoczucie i rozwój. Jednym ze sposobów na to jest prowadzenie otwartej, dostępnej i konsekwentnej komunikacji z pracownikiem. Oto kilka przykładów, które ilustrują te zasady:

- Interesuj się tym, co robi i jak się czuje:

- Umawiaj się na regularne rozmowy indywidualne, na których możesz dowiedzieć się o jego postępach, celach i wyzwaniach.

- Pytaj o szczegóły projektów i zadań, aby sprawdzić, czy pracownik radzi sobie i czy potrzebuje wsparcia.

- Zapytaj o jego opinię na temat pracy i sposobów jej ulepszania.

Po czwarte: ustal priorytety i dostarcz informacji o terminach: Jeśli zadanie jest częścią większego projektu lub istnieje określony termin realizacji, koniecznie podaj te informacje pracownikowi. Ustal priorytety, aby pracownik wiedział, jakie zadania mają najwyższy priorytet.

Przykład: "To jest zadanie pilne. Proszę skupić się na tym zadaniu i dostarczyć wyniki do końca dnia. Inne zadania można odłożyć na później, aby zapewnić terminowe wykonanie tego zadania."

Zwiększ efektywność komunikacji! Zapoznaj się z naszym szkoleniem"Kierowanie zespołem" poznasz tam nowoczesne techniki komunikacji i jasnego określania oczekiwań i naucz się budować silne relacje z pracownikami.

Komunikacja to klucz do budowania zaangażowania pracowników i  współpracy. Jeśli będziesz jasno określać swoje oczekiwania i dbać o dobry kontakt ze swoim podwładnym, to zyskasz jego zaangażowanie, lojalność i efektywność. A to przyniesie korzyści dla całej firmy. Dlatego nie bój się komunikować i pomagać swojemu pracownikowi w rozwiązywaniu problemów i rozwijaniu potencjału.

Podsumowując, zarządzanie zespołem to niełatwe zadanie, które wymaga wielu umiejętności i kompetencji. Jednak dzięki mojemu doświadczeniu i wiedzy udało mi się wypracować kilka kluczowych aspektów, które uważam za niezbędne do osiągnięcia sukcesu w tej roli. Są to: komunikacja, personalizacja, określanie oczekiwań, zaufanie i współpraca oraz konsekwencja. Mam nadzieję, że moje spostrzeżenia będą dla was pomocne i inspirujące. Dziękuję za uwagę i zapraszam do komentowania i zadawania pytań.