Delegowanie zadań pracownikom. Jak robić to efektywnie?

Opublikowane 4 lutego 2020 przez Beata Kubicius w Strefa szefa

Delegowanie zadań, uprawnień, obowiązków to jedno z najważniejszych narzędzi, jakie w swoim orężu ma manager, szef.


Delegowanie może rozwijać potencjał zespołu, wzmacniać kompetencje pracowników i mieć pozytywny wpływ na atmosferę w pracy.


Dodatkowym plusem delegowania jest możliwość zmniejszenia obowiązków i zlecanie tych zadań przez managera, które są dla niego oczywiste. Umożliwia mu to skupienie na strategiczne zadaniach, dzięki czemu szef może skutecznie i prowadzić firmę, i gospodarować swoim czasem.


Delegowanie zadań jest doskonałym sposobem zarówno na usprawnienie swojej pracy, jak i pracę całego zespołu.



Z doświadczenia wiem, że wielu menedżerów ma tak zwaną tendencję do tego, że "sam zrobię lepiej" lub też boją się delegować zadania, żeby nie uznać, że jest to "spychologia".


Pomyśl, co możesz zyskać dzięki odpowiedniemu delegowaniu. Zamiast zanurzać się po uszy w pracy, sięgnij po delegowanie. Zaoferujesz dzięki temu wszystkim pracownikom równe szanse i zastosujesz swoje umiejętności przywódcze.


O jakich elementach warto pamiętać przy delegowaniu zadań pracownikom?

 

Zastanów się, jaki poziom chęci i umiejętności oraz zaangażowania reprezentują Twoi pracownicy.


 Według modelu kierowania Hersey'a i Blanchard'a dzielimy współpracowników na cztery grupy. Pracownik, który:

  • chce, nie potrafi 

  • potrafi, nie chce 

  • nie chce, nie potrafi 

  • chce i potrafi 


Oczywiście wymarzoną sytuacją dla każdego managera jest posiadanie w swoim zespole osób, które chcą i potrafią. Jednak warto zwrócić uwagę na to, że każdy z pracowników ma swoje zalety i mocne strony i warto skupić się tutaj na tych elementach.








Chce, nie potrafi.


Pracownik, który chce, ale nie potrafi to taka osoba, która już pracuje u nas jakiś czas, ma jakieś doświadczenie i w swoich działaniach nabrała większej pewności siebie. Cechuje się bardzo dużą motywacją do pracy, chętnie podejmuje wyzwania i nowe zadania. Czuje, że może im podołać, jednak mimo tego, że już ma jakieś umiejętności, nie do końca jeszcze potrafi wykonywać powierzone zadania.


Delegowanie osobie, która chce, ale nie potrafi.


W przypadku takiej osoby najlepiej nadal udzielać instrukcji tak, żeby pracownik mógł nabierać nowych umiejętności. Delikatnie nadzorować i wspierać go w czasie wykonywania zadań. Pytać o opinie i sugestie tego, w jaki sposób lepiej może on wykonać swoje zadanie. Sprawdzać jego obawy i wątpliwości. Udzielać informacji zwrotnej, chwaląc i wskazując drogę do dalszego rozwoju.



Potrafi i chce.

Potrafi i chce, czyli osoba, która potrafi wykonać delegowane zadanie. Wiesz, że jest specjalistą w swojej dziedzinie. Ma również wysoką motywację do realizacji pracy i chętnie wykonuje powierzone zadania, 
a przede wszystkim bierze pełną odpowiedzialność za jakość wykonania tych zadań.

Delegowanie osobie, która chce i potrafi.

Skuteczne delegowanie takiemu pracownikowi, motywujące do dalszego rozwoju skupia się przede wszystkim na daniu mu dużej swobody w wykonywaniu  zleceń. Powstrzymaniu się przed swoją ingerencją, obserwowaniu raczej, jak sobie radzi z wykonaniem.

Stawianiem przed nim ambitnych i precyzyjnie określonych celów i oczekiwanych rezultatów. Pracownikowi, który chce i potrafi trzeba dać się wykazać, przekazując odpowiedzialność w jego ręce za jakość zadania, sposób wykonania tego zadania. Zadania mogą być trudne i wymagające, aby pracownik czuł, że mu ufamy i wiemy, że doskonale sobie poradzi.



Nie chce i potrafi.


Jeśli w naszym zespole występują pracownicy, którzy potrafią, ale nie za bardzo im się chce, należy wykazać się wsparciem. Jest to specjalista w swojej dziedzinie, który potrafi wykonać określone prace, jednak jego poziom motywacji do wykonywania zadań zdecydowanie spadł. Często są to osoby, które popadły w rutynę.


Delegowanie osobie, która nie chce i potrafi.

Aby skutecznie delegować zadania pracownikowi, który potrafi, ale mu się nie chce, warto umożliwić im podejmowanie decyzji, jak dane zadanie zostanie wykonane, zbudować przez to jego zaangażowanie. Skupić się na jego docenieniu i kontrolować zadania po wykonaniu. Również po wykonaniu zadania udzielać mu informacji zwrotnej i dać mu możliwość wykonania trudniejszych zadań, wspierać go i motywować. Uważnie obserwować.



Nie chce i nie potrafi.


Moim zdaniem najgorsza grupa, czyli nie chce i nie potrafi. Często są to osoby, które dopiero zaczynają swoją pracę. Jeszcze nie potrafią dobrze wykonywać swojej pracy, są niepewne, zdenerwowane. Ich motywacja do pracy jest niska, od samego początku wykazują się niskim zaangażowaniem, tzn. pracują, bo muszą. Czasem nie czują się gotowi do wykonywania zadań i nie chcą brać za nie odpowiedzialności.


Delegowanie osobie, która nie chce i nie potrafi.

Delegowanie zadań w przypadku takich pracowników musi się skupić na konkretnym określeniu, jak zadanie mają wykonać. Jaki jest jego cel, jak ono ma wyglądać. Jakiego rezultatu oczekujemy. Udzielanie im dokładnych instrukcji w zakresie realizacji zadania (krok po kroku), nadzoru również sposób jego wykonania. 


Zdarza się, że współpracownik, który już bardzo długo z nami pracuje przechodzi do etapu nie chce mi się, nie potrafię - wówczas warto zastanowić się, czy jest ona na właściwym stanowisku, czy warto zmienić jej zakres obowiązków lub ewentualnie zwolnić.



Delegowanie zadań pracownikom. Jak robić to efektywnie?


Będąc szefem, kierownikiem, menadżerem masz często świadomość tego, że Twój sukces zawodowy zależy od Twojego sposobu zarządzania, delegowania zadań, motywowania pracowników. Kierowanie swoim zespołem tak, aby osiągnął on wysokie wyniki (skutecznie wykonywał swoje zadania), był zmotywowany do pracy, a przy tym dodatkowo się rozwijał. 


Aby być bardziej efektywnym w osiąganiu celów organizacji i osobistych warto skupić się na potrzebach określonego pracownika i uwzględniając specyfikę sytuacji, w jakiej dany pracownik wykonuje swoje zadania, określić tak zwaną jego dojrzałość do pracy. Należy ustalić, czy pracownik potrafi wykonać powierzone zadania oraz tym kierować się w czasie delegowania.


Dziękujemy Ci, że jesteś z nami.

Dajemy gotowe rozwiązania i narzędzia do pracy oraz wsparcie i motywację.

Jeśli chcesz być na bieżąco, zapisz się na newsletter.

Zostaw swój adres e-mail na vidi.superszkolenia.pl, a dodatkowo dostaniesz rabat na nasze szkolenia.

x
Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o najnowszych wpisach na blogu!

Zobacz podobne wpisy:
Zobacz wpis
5 zasad skutecznej motywacji
Jak sprawić, by pracownicy w Twoim zespole mieli wiele energii i zapału do pracy? Co zrobić, aby byli podekscytowani swoją rolą w firmie i [...]
Zobacz wpis
Trzy obszary w pracy managera.
Wbrew powszechnej opinii, zarządzanie ludźmi nie jest prostą czynnością. Można nawet powiedzie, że jest jedną z trudniejszych rzeczy w ujęciu pracy zawodowej. Dlaczego tak [...]
Zobacz wpis
Sztuka Odmawiania
Odmawianie jest czasem dla nas trudne. Ponieważ każdy z nas chce być lubiany i z natury jesteśmy raczej pomocni. Jednak nie jesteśmy wstanie robić wszystkiego [...]
Dodaj komentarz
To pole musi być wypełnione
To pole musi być wypełnione

To pole musi być wypełnione

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Komentarze (0)
Nie dodano jeszcze żadnego komentarza.