Jak prowadzić trudne rozmowy z pracownikiem?

Opublikowane 18 grudnia 2018 przez Zespół VIDI w Strefa szefa

Bycie managerem, szefem zespołu czy dyrektorem personalnym to praca z ludźmi, czyli utrzymywanie z nimi relacji, tworzenie i budowanie nici porozumienia, motywowanie do pracy, delegowanie zadań i rozliczanie z nich - czyli kontrola. W wyniku tych działań często przed nami stoi trudne zadanie, jakim jest rozmowa z pracownikiem o wynikach działań czy rozmowa na temat niewłaściwego zachowania.


Udzielanie nagany i trudna rozmowa. Bycie managerem czy szefem zespołu, to nie tylko pozytywne strony tego zawodu, a więc samorealizacja lub wysokie zarobki. To kierowanie zespołem, a  także praca z ludźmi, czyli utrzymywanie z nimi jakichś relacji, tworzenie i budowanie nici porozumienia, nawet wtedy, kiedy od razu wiemy, iż osoba ta nie jest nam bliska i nie oddziałuje na nas zbyt pozytywnie.  



Manager spotyka się w pracy z wyzwaniem, jakim jest trudna rozmowa z pracownikiem czy udzielenie nagany. To delikatne zadnie wymagające dużej umiejętność komunikacji oraz stanowczości.  


Czy można nauczyć się także trudnych rozmów z pracownikami? TAK 


Najczęściej stosowane modele prowadzenia rozmów z pracownikami:

 

Model wojenny prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami.



Obecnie dużo się zmienia w relacjach pomiędzy szefem a podwładnymi. Dzieje się tak za sprawą zmian kulturowych, nowych pokoleń na rynku pracy,  wprowadzania nowych technik pracy, szkoleń i kursów, jakie przychodzą do nas z zachodu.



Wiele jest jednak jeszcze do zmiany, ponieważ w niektórych firmach pracują ludzie, którzy nie mają zamiaru pokazywać swoich słabości i nie starają się rozumieć drugiego człowieka, motywować go. Jedynym ich celem jest walka o własne autorytarne zdanie. Taki obraz jest idealnym opisem jednego z powszechnych modeli, a więc tzw. modelu wojennego. Jest to schemat rozmowy, w którym obie strony starają się szukać czyjejś winy i za wszelką cenę ją udowadniać. 



Rozmowa ze współpracownikiem przestaje więc być kreatywna, a staje się wojennym poligonem, gdzie na pierwszy plan wysuwa się już tylko walka rozmówców. Taki dialog nierzadko także wymyka się spod kontroli. Zarówno szef, jak i pracownik mogą się nawet pokusić o osobiste animozje względem siebie, które nie wnoszą do rozmowy żadnej merytorycznej wartości, a tylko bardziej pogarszają relację.


Model wojenny wpisuje się też propozycja Jerzego Guta i Wojciech Hamana. W książce "Psychologia szefa" autorzy opisali „algorytm trudnej decyzji”, czyli algorytm komunikowania o niekorzystnej dla pracownika decyzji szefa. Wygląda on następująco (cytat dosłowny):

  1. „Zapowiedzenie celu rozmowy i pokazanie ludzkiej twarzy szefa
  2. Jasne i krótkie zakomunikowanie decyzji z akcentem na odpowiedzialność szefa (Ja podjąłem decyzję, że pan zrobi...)
  3. Krótkie uzasadnienie powodów decyzji, z akcentem na ochronę interesów szefa
  4. Obrona przed przekonywaniem i bezproduktywną dyskusją – zdarta płyta
  5. Zakończenie rozmowy lub wejście w negocjacje oparte o interesy, a nie stanowiska”.


Oto zupełnie przeciwny model do przedstawionego powyżej.

 

Model TQM-owski prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami.



udzielanie naganyTutaj nie jest ważne ustalenie winy, ale raczej skupienie się na intencjach oraz uczuciach. Istotne jest ustalenie faktów, zatem bardzo konkretne trzymanie się danej sprawy. Nie dopuszcza się w ogóle do czynienia uwag osobistych, rodzinnych drugiej osobie. Nie ma wręcz mowy o wyrządzaniu sobie wzajemnie słownej przykrości. 


Wszystko odbywa się bowiem w atmosferze pokojowej i wyjaśniania punktów spornych. Najważniejszą cechą tego modelu rozmowy jest doprowadzanie do sytuacji, kiedy dwie strony czują się zwycięsko, a więc osiąga się porozumienie. Udowadnianie komuś winy lub uświadamianie, że jej postępowanie jest zwyczajną porażką nie będzie twórcze i rozwojowe, dlatego trzeba wykluczyć tego rodzaju negatywne aspekty.  


 

Podstawowe cechy udanej rozmowy.


Każda rozmowa, także ta trudna, pomiędzy szefem a pracownikiem może się charakteryzować konkretnymi cechami, jakie pomogą jej się stać efektywną. Otóż są to na pewno:


  • rezygnacja z walki – nieustanne poszukiwanie porozumienia,

  • zbieranie dokładnych informacji – każda rozmowa powinna coś ze sobą nieść, jakieś rozwiązanie, pozytywny efekt. Nie uda się jednak tego osiągnąć bez zebrania wszystkich faktów, dlatego konieczne jest słuchanie drugiej strony i konfrontowanie zaistniałych zdarzań,

  • współdzielenie problemu – nic nie dzieje się bez przyczyny oraz bez udziału obu zainteresowanych stron. Wszyscy wpływamy na daną sytuację, dlatego zarówno szef, jak i pracownik powinni uznać się tak samo winni lub raczej zaangażowani w powstanie tej trudnej sytuacji. Nikt nie może wykluczać swojego udziału w danym zdarzeniu,

  • unikanie oskarżeń – rzucanie oskarżeń, często bezpodstawnych, a do tego bez dogłębnej znajomości sprawy jest zawsze niedojrzałe i przekłada się tylko na negatywne emocje oraz konflikty. Lepiej powstrzymać się od wydawania sądów i opinii, ponieważ mogą się okazać niemiarodajne, a do tego krzywdzące dla jednej ze stron. Z pewnością nie wnoszą one niczego do konstruktywnej rozmowy.


Czy można nauczyć się także trudnych rozmów z pracownikami?



Tak, zdecydowanie.

Umiejętność rozmów z pracownikami to ważna kompetencja, którą można wyćwiczyć. Dzięki tym rozmowom można budować zgrany zespół i mieć dobre relacje z pracownikami.


Jak przygotować się do trudnej rozmowy?

Jak rozpocząć trudną rozmowę?

Jak dyscyplinować pracowników?

Jak rozmawiać z trudnymi pracownikami?

Jak udzielać feedbacku?

Jak przeprowadzić rozmowa oceniająca pracownika, by zwiększyć zaangażowanie?

Jak udzielić nagany, by osiągnąć zamierzony efekt?


Każdy szef, menadżer spotka się w swojej pracy z tym wyzwaniem. Te rozmowy czasem nie należą do przyjemnych, jednak są nieodłącznym elementem pracy kadry kierowniczej. Unikanie trudnych rozmów często szkodzi firmie, biznesowi, relacjom i zespołowi. Jednak fakt, że rozmowa stanowi dla Ciebie wyzwanie może sugerować, że jest ona ważna dla zespołu, firmy czy wyniku biznesowego.


Szczegółowe instrukcje trudnej rozmowy z pracownikami dostaniesz na szkoleniu  VIDI Centrum Rozwoju Kadr:  KIEROWANIE ZESPOŁEM - nowoczesne techniki kierowania i motywowania pracowników





Jak rozpocząć trudną rozmowę z pracownikiem?


Podczas naszych szkoleń dla kadry kierowniczej jak KIEROWANIE ZESPOŁEM często pada się pytanie:

Jak rozpocząć rozmowę?

Oto kilka przykładów:


  • Chciałabym z tobą omówić coś, co moim zdaniem pomoże nam skuteczniej współpracować.
  • Chciałabym porozmawiać o XYZ, zależy mi na tym by poznać twój punkt widzenia.

Dziękujemy Ci, że jesteś z nami.

Dajemy gotowe rozwiązania i narzędzia do pracy oraz wsparcie i motywację.

Jeśli chcesz być na bieżąco, zapisz się na newsletter.

Zostaw swój adres e-mail na vidi.superszkolenia.pl, a dodatkowo dostaniesz rabat na nasze szkolenia.

x
Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o najnowszych wpisach na blogu!

Zobacz podobne wpisy:
Zobacz wpis
5 umiejętności, które są niezbędne w pracy każdego menedżera.
Skuteczna komunikacja pozwala tworzyć sens i zrozumienie między Tobą a Twoim zespołem. 5 umiejętności, które są niezbędnym narzędziem dla każdego menedżera, który chce usłyszeć [...]
Zobacz wpis
Co decyduje o odporności psychicznej ZESPOŁU?
Z firmy wzięte: W zebraniu uczestniczyło czterech członków. Nazywali się oni: KAŻDY, KTOŚ, JAKIŚ i NIKT. Ustalili na zebraniu, że pewnego dnia mają do [...]
Zobacz wpis
W jaki sposób wysoka ODPORNOŚĆ PSYCHICZNA lidera wpływa na zespół?
Wysoka odporność psychiczna managera, co to właściwie oznacza: twardy, posiadający umiejętności dążenia do celu, potrafi pokonywać przeszkody i niedogodności. [...]
Dodaj komentarz
To pole musi być wypełnione
To pole musi być wypełnione

To pole musi być wypełnione

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Komentarze (0)
Nie dodano jeszcze żadnego komentarza.

Ustawienia Ciasteczek

Strona korzysta z plików Coookies.

Używamy plików cookies w celu zapewnienia poprawnego funkcjonowania sklepu internetowego, w celu analizy ruchu na naszej stronie oraz pozyskiwania statystyk użytkowania.

Pliki cookies to małe pliki tekstowe, które są używane przez strony internetowe w celu zapisania w przeglądarcepewnych danych o użytkowniku.

Zgodnie z prawem, możemy tworzyć pliki cookies na Twoim urządzeniu tylko jeżeli są niezbędne do funkcjonowania strony internetowej. Pliki cookies, które nie są niezbędne do poprawnego działania serwisu możemy zapisywać tylko za Twoją zgodą.

Ten serwis wykorzystuje różnego rodzaju pliki cookies, niektóre z nich są tworzone i zarządzane przez usługi firm trzecich, które wykorzystywane są na naszej stronie.

W dowolnym momencie możesz zmienić lub wycofać swoją zgodę na pliki cookies. W naszej Polityce Prywatności możesz sprawdzić jakie dane i w jaki sposób są przez nas przetwarzane.

Niezbędne

Niezbędne pliki cookies sprawiają, że strona internetowa jest prawdziwie użyteczna, zapewniają podstawowe funkcje jak identyfikacja sesji użytkownika czy autoryzacja dostępu do zabezpieczonych części serwisu. Strona nie może poprawnie funkcjonować bez tych plików cookies.

Funkcjonalne

Używane do zapewnienia dodatkowej funkcjonalności serwisu (np. działania modułu czatu). Ich brak może spowodować wyłączenie niektórych funkcjonalności.

Statystyczne

Te pliki cookie pomagają nam lepiej zrozumieć w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszego serwisu poprzez zbieranie i raportowanie anonimowych danych.

Marketingowe

Używane do śledzenia aktywności użytkownika w serwisie w celu lepszego dopasowania treści marketingowych i reklamowych.