Jak prowadzić trudne rozmowy z pracownikiem?
Bycie managerem, szefem zespołu czy dyrektorem personalnym to praca z ludźmi, czyli utrzymywanie z nimi relacji, tworzenie i budowanie nici porozumienia, motywowanie do pracy, delegowanie zadań i rozliczanie z nich - czyli kontrola. W wyniku tych działań często przed nami stoi trudne zadanie, jakim jest rozmowa z pracownikiem o wynikach działań czy rozmowa na temat niewłaściwego zachowania.
Udzielanie nagany i trudna rozmowa. Bycie managerem czy szefem zespołu, to nie tylko pozytywne strony tego zawodu, a więc samorealizacja lub wysokie zarobki. To kierowanie zespołem, a także praca z ludźmi, czyli utrzymywanie z nimi jakichś relacji, tworzenie i budowanie nici porozumienia, nawet wtedy, kiedy od razu wiemy, iż osoba ta nie jest nam bliska i nie oddziałuje na nas zbyt pozytywnie.
Manager spotyka się w pracy z wyzwaniem, jakim jest trudna rozmowa z pracownikiem czy udzielenie nagany. To delikatne zadnie wymagające dużej umiejętność komunikacji oraz stanowczości.
Czy można nauczyć się także trudnych rozmów z pracownikami? TAK
Najczęściej stosowane modele prowadzenia rozmów z pracownikami:
Model wojenny prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami.
Obecnie dużo się zmienia w relacjach pomiędzy szefem a podwładnymi. Dzieje się tak za sprawą zmian kulturowych, nowych pokoleń na rynku pracy, wprowadzania nowych technik pracy, szkoleń i kursów, jakie przychodzą do nas z zachodu.
Wiele jest jednak jeszcze do zmiany, ponieważ w niektórych firmach pracują ludzie, którzy nie mają zamiaru pokazywać swoich słabości i nie starają się rozumieć drugiego człowieka, motywować go. Jedynym ich celem jest walka o własne autorytarne zdanie. Taki obraz jest idealnym opisem jednego z powszechnych modeli, a więc tzw. modelu wojennego. Jest to schemat rozmowy, w którym obie strony starają się szukać czyjejś winy i za wszelką cenę ją udowadniać.
Rozmowa ze współpracownikiem przestaje więc być kreatywna, a staje się wojennym poligonem, gdzie na pierwszy plan wysuwa się już tylko walka rozmówców. Taki dialog nierzadko także wymyka się spod kontroli. Zarówno szef, jak i pracownik mogą się nawet pokusić o osobiste animozje względem siebie, które nie wnoszą do rozmowy żadnej merytorycznej wartości, a tylko bardziej pogarszają relację.
Model wojenny wpisuje się też propozycja Jerzego Guta i Wojciech Hamana. W książce "Psychologia szefa" autorzy opisali „algorytm trudnej decyzji”, czyli algorytm komunikowania o niekorzystnej dla pracownika decyzji szefa. Wygląda on następująco (cytat dosłowny):
- „Zapowiedzenie celu rozmowy i pokazanie ludzkiej twarzy szefa
- Jasne i krótkie zakomunikowanie decyzji z akcentem na odpowiedzialność szefa (Ja podjąłem decyzję, że pan zrobi...)
- Krótkie uzasadnienie powodów decyzji, z akcentem na ochronę interesów szefa
- Obrona przed przekonywaniem i bezproduktywną dyskusją – zdarta płyta
- Zakończenie rozmowy lub wejście w negocjacje oparte o interesy, a nie stanowiska”.
Oto zupełnie przeciwny model do przedstawionego powyżej.
Model TQM-owski prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami.
Tutaj nie jest ważne ustalenie winy, ale raczej skupienie się na intencjach oraz uczuciach. Istotne jest ustalenie faktów, zatem bardzo konkretne trzymanie się danej sprawy. Nie dopuszcza się w ogóle do czynienia uwag osobistych, rodzinnych drugiej osobie. Nie ma wręcz mowy o wyrządzaniu sobie wzajemnie słownej przykrości.
Wszystko odbywa się bowiem w atmosferze pokojowej i wyjaśniania punktów spornych. Najważniejszą cechą tego modelu rozmowy jest doprowadzanie do sytuacji, kiedy dwie strony czują się zwycięsko, a więc osiąga się porozumienie. Udowadnianie komuś winy lub uświadamianie, że jej postępowanie jest zwyczajną porażką nie będzie twórcze i rozwojowe, dlatego trzeba wykluczyć tego rodzaju negatywne aspekty.
Podstawowe cechy udanej rozmowy.
Każda rozmowa, także ta trudna, pomiędzy szefem a pracownikiem może się charakteryzować konkretnymi cechami, jakie pomogą jej się stać efektywną. Otóż są to na pewno:
- rezygnacja z walki – nieustanne poszukiwanie porozumienia,
- zbieranie dokładnych informacji – każda rozmowa powinna coś ze sobą nieść, jakieś rozwiązanie, pozytywny efekt. Nie uda się jednak tego osiągnąć bez zebrania wszystkich faktów, dlatego konieczne jest słuchanie drugiej strony i konfrontowanie zaistniałych zdarzań,
- współdzielenie problemu – nic nie dzieje się bez przyczyny oraz bez udziału obu zainteresowanych stron. Wszyscy wpływamy na daną sytuację, dlatego zarówno szef, jak i pracownik powinni uznać się tak samo winni lub raczej zaangażowani w powstanie tej trudnej sytuacji. Nikt nie może wykluczać swojego udziału w danym zdarzeniu,
- unikanie oskarżeń – rzucanie oskarżeń, często bezpodstawnych, a do tego bez dogłębnej znajomości sprawy jest zawsze niedojrzałe i przekłada się tylko na negatywne emocje oraz konflikty. Lepiej powstrzymać się od wydawania sądów i opinii, ponieważ mogą się okazać niemiarodajne, a do tego krzywdzące dla jednej ze stron. Z pewnością nie wnoszą one niczego do konstruktywnej rozmowy.
Czy można nauczyć się także trudnych rozmów z pracownikami?
Tak, zdecydowanie.
Umiejętność rozmów z pracownikami to ważna kompetencja, którą można wyćwiczyć. Dzięki tym rozmowom można budować zgrany zespół i mieć dobre relacje z pracownikami.
Jak przygotować się do trudnej rozmowy?
Jak dyscyplinować pracowników?
Jak rozmawiać z trudnymi pracownikami?
Jak przeprowadzić rozmowa oceniająca pracownika, by zwiększyć zaangażowanie?
Jak udzielić nagany, by osiągnąć zamierzony efekt?
Każdy szef, menadżer spotka się w swojej pracy z tym wyzwaniem. Te rozmowy czasem nie należą do przyjemnych, jednak są nieodłącznym elementem pracy kadry kierowniczej. Unikanie trudnych rozmów często szkodzi firmie, biznesowi, relacjom i zespołowi. Jednak fakt, że rozmowa stanowi dla Ciebie wyzwanie może sugerować, że jest ona ważna dla zespołu, firmy czy wyniku biznesowego.
Szczegółowe instrukcje trudnej rozmowy z pracownikami dostaniesz na szkoleniu VIDI Centrum Rozwoju Kadr: KIEROWANIE ZESPOŁEM - nowoczesne techniki kierowania i motywowania pracowników
Jak rozpocząć trudną rozmowę z pracownikiem?
Podczas naszych szkoleń dla kadry kierowniczej jak KIEROWANIE ZESPOŁEM często pada się pytanie:
Jak rozpocząć rozmowę?
Oto kilka przykładów:
- Chciałabym z tobą omówić coś, co moim zdaniem pomoże nam skuteczniej współpracować.
- Chciałabym porozmawiać o XYZ, zależy mi na tym by poznać twój punkt widzenia.
Dajemy gotowe rozwiązania i narzędzia do pracy oraz wsparcie i motywację.
Zostaw swój adres e-mail na vidi.superszkolenia.pl, a dodatkowo dostaniesz rabat na nasze szkolenia.