Jak prowadzić trudne rozmowy z pracownikiem?

Opublikowane 18 grudnia 2018 przez Zespół VIDI w Strefa szefa

Bycie managerem, szefem zespołu czy dyrektorem personalnym to praca z ludźmi, czyli utrzymywanie z nimi relacji, tworzenie i budowanie nici porozumienia, motywowanie do pracy, delegowanie zadań i rozliczanie z nich - czyli kontrola. W wyniku tych działań często przed nami stoi trudne zadanie, jakim jest rozmowa z pracownikiem o wynikach działań czy rozmowa na temat niewłaściwego zachowania.


Udzielanie nagany i trudna rozmowa. Bycie managerem czy szefem zespołu, to nie tylko pozytywne strony tego zawodu, a więc samorealizacja lub wysokie zarobki. To kierowanie zespołem, a  także praca z ludźmi, czyli utrzymywanie z nimi jakichś relacji, tworzenie i budowanie nici porozumienia, nawet wtedy, kiedy od razu wiemy, iż osoba ta nie jest nam bliska i nie oddziałuje na nas zbyt pozytywnie.  



Manager spotyka się w pracy z wyzwaniem, jakim jest trudna rozmowa z pracownikiem czy udzielenie nagany. To delikatne zadnie wymagające dużej umiejętność komunikacji oraz stanowczości.  


Czy można nauczyć się także trudnych rozmów z pracownikami? TAK 


Najczęściej stosowane modele prowadzenia rozmów z pracownikami:

 

Model wojenny prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami.



Obecnie dużo się zmienia w relacjach pomiędzy szefem a podwładnymi. Dzieje się tak za sprawą zmian kulturowych, nowych pokoleń na rynku pracy,  wprowadzania nowych technik pracy, szkoleń i kursów, jakie przychodzą do nas z zachodu.



Wiele jest jednak jeszcze do zmiany, ponieważ w niektórych firmach pracują ludzie, którzy nie mają zamiaru pokazywać swoich słabości i nie starają się rozumieć drugiego człowieka, motywować go. Jedynym ich celem jest walka o własne autorytarne zdanie. Taki obraz jest idealnym opisem jednego z powszechnych modeli, a więc tzw. modelu wojennego. Jest to schemat rozmowy, w którym obie strony starają się szukać czyjejś winy i za wszelką cenę ją udowadniać. 



Rozmowa ze współpracownikiem przestaje więc być kreatywna, a staje się wojennym poligonem, gdzie na pierwszy plan wysuwa się już tylko walka rozmówców. Taki dialog nierzadko także wymyka się spod kontroli. Zarówno szef, jak i pracownik mogą się nawet pokusić o osobiste animozje względem siebie, które nie wnoszą do rozmowy żadnej merytorycznej wartości, a tylko bardziej pogarszają relację.


Model wojenny wpisuje się też propozycja Jerzego Guta i Wojciech Hamana. W książce "Psychologia szefa" autorzy opisali „algorytm trudnej decyzji”, czyli algorytm komunikowania o niekorzystnej dla pracownika decyzji szefa. Wygląda on następująco (cytat dosłowny):

  1. „Zapowiedzenie celu rozmowy i pokazanie ludzkiej twarzy szefa
  2. Jasne i krótkie zakomunikowanie decyzji z akcentem na odpowiedzialność szefa (Ja podjąłem decyzję, że pan zrobi...)
  3. Krótkie uzasadnienie powodów decyzji, z akcentem na ochronę interesów szefa
  4. Obrona przed przekonywaniem i bezproduktywną dyskusją – zdarta płyta
  5. Zakończenie rozmowy lub wejście w negocjacje oparte o interesy, a nie stanowiska”.


Oto zupełnie przeciwny model do przedstawionego powyżej.

 

Model TQM-owski prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami.



udzielanie naganyTutaj nie jest ważne ustalenie winy, ale raczej skupienie się na intencjach oraz uczuciach. Istotne jest ustalenie faktów, zatem bardzo konkretne trzymanie się danej sprawy. Nie dopuszcza się w ogóle do czynienia uwag osobistych, rodzinnych drugiej osobie. Nie ma wręcz mowy o wyrządzaniu sobie wzajemnie słownej przykrości. 


Wszystko odbywa się bowiem w atmosferze pokojowej i wyjaśniania punktów spornych. Najważniejszą cechą tego modelu rozmowy jest doprowadzanie do sytuacji, kiedy dwie strony czują się zwycięsko, a więc osiąga się porozumienie. Udowadnianie komuś winy lub uświadamianie, że jej postępowanie jest zwyczajną porażką nie będzie twórcze i rozwojowe, dlatego trzeba wykluczyć tego rodzaju negatywne aspekty.  


 

Podstawowe cechy udanej rozmowy.


Każda rozmowa, także ta trudna, pomiędzy szefem a pracownikiem może się charakteryzować konkretnymi cechami, jakie pomogą jej się stać efektywną. Otóż są to na pewno:


  • rezygnacja z walki – nieustanne poszukiwanie porozumienia,

  • zbieranie dokładnych informacji – każda rozmowa powinna coś ze sobą nieść, jakieś rozwiązanie, pozytywny efekt. Nie uda się jednak tego osiągnąć bez zebrania wszystkich faktów, dlatego konieczne jest słuchanie drugiej strony i konfrontowanie zaistniałych zdarzań,

  • współdzielenie problemu – nic nie dzieje się bez przyczyny oraz bez udziału obu zainteresowanych stron. Wszyscy wpływamy na daną sytuację, dlatego zarówno szef, jak i pracownik powinni uznać się tak samo winni lub raczej zaangażowani w powstanie tej trudnej sytuacji. Nikt nie może wykluczać swojego udziału w danym zdarzeniu,

  • unikanie oskarżeń – rzucanie oskarżeń, często bezpodstawnych, a do tego bez dogłębnej znajomości sprawy jest zawsze niedojrzałe i przekłada się tylko na negatywne emocje oraz konflikty. Lepiej powstrzymać się od wydawania sądów i opinii, ponieważ mogą się okazać niemiarodajne, a do tego krzywdzące dla jednej ze stron. Z pewnością nie wnoszą one niczego do konstruktywnej rozmowy.


Czy można nauczyć się także trudnych rozmów z pracownikami?



Tak, zdecydowanie.

Umiejętność rozmów z pracownikami to ważna kompetencja, którą można wyćwiczyć. Dzięki tym rozmowom można budować zgrany zespół i mieć dobre relacje z pracownikami.


Jak przygotować się do trudnej rozmowy?

Jak rozpocząć trudną rozmowę?

Jak dyscyplinować pracowników?

Jak rozmawiać z trudnymi pracownikami?

Jak udzielać feedbacku?

Jak przeprowadzić rozmowa oceniająca pracownika, by zwiększyć zaangażowanie?

Jak udzielić nagany, by osiągnąć zamierzony efekt?


Każdy szef, menadżer spotka się w swojej pracy z tym wyzwaniem. Te rozmowy czasem nie należą do przyjemnych, jednak są nieodłącznym elementem pracy kadry kierowniczej. Unikanie trudnych rozmów często szkodzi firmie, biznesowi, relacjom i zespołowi. Jednak fakt, że rozmowa stanowi dla Ciebie wyzwanie może sugerować, że jest ona ważna dla zespołu, firmy czy wyniku biznesowego.


Szczegółowe instrukcje trudnej rozmowy z pracownikami dostaniesz na szkoleniu  VIDI Centrum Rozwoju Kadr:  KIEROWANIE ZESPOŁEM - nowoczesne techniki kierowania i motywowania pracowników





Jak rozpocząć trudną rozmowę z pracownikiem?


Podczas naszych szkoleń dla kadry kierowniczej jak KIEROWANIE ZESPOŁEM często pada się pytanie:

Jak rozpocząć rozmowę?

Oto kilka przykładów:


  • Chciałabym z tobą omówić coś, co moim zdaniem pomoże nam skuteczniej współpracować.
  • Chciałabym porozmawiać o XYZ, zależy mi na tym by poznać twój punkt widzenia.

Dziękujemy Ci, że jesteś z nami.

Dajemy gotowe rozwiązania i narzędzia do pracy oraz wsparcie i motywację.

Jeśli chcesz być na bieżąco, zapisz się na newsletter.

Zostaw swój adres e-mail na vidi.superszkolenia.pl, a dodatkowo dostaniesz rabat na nasze szkolenia.

x
Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o najnowszych wpisach na blogu!

Zobacz podobne wpisy:
Zobacz wpis
TRUDNE ROZMOWY Z PRACOWNIKAMI >>> Pobierz bezpłatnie e-booka i przygotuj się!
Przed Tobą trudna rozmowa o wynikach. Twój pracowników znów nie zrobił zadania na czas? Musisz udzielić komuś nagany? [...]
Zobacz wpis
Jak przygotować swój dział handlowy do sprzedaży przez telefon?
Przygotuj swój dział handlowy do sprzedaży przez telefon. Dajemy Ci konkretne wskazówki, co robić. [...]
Zobacz wpis
Kierowanie zespołem - jak zarządzać pracownikami?
Jak kierować pracownikami, by byli zaangażowani, proaktywni. Jak zarządzać by, Twój zespół pracował efektywnie i samodzielnie, a zadania wykonywał na czas… Jak [...]
Dodaj komentarz
To pole musi być wypełnione
To pole musi być wypełnione

To pole musi być wypełnione

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Komentarze (0)
Nie dodano jeszcze żadnego komentarza.