Delegowanie zadań to jedno z bazowych umiejętności kadry kierowniczej.

Wydaje się banalnym zadaniem – czyli poproszenie kogoś, by coś dla nas zrobił. Tylko dlaczego czasem pracownik nie wykonuje zadania zgodnie z naszym życzeniem lub wykonuje go inaczej niż zakładaliśmy, że to zrobi.

Dlaczego ludzie nie delegują ?

Odpowiedź jest prosta, wymaga to od nich dużo wysiłku. Wszakże łatwiejsze jest wykonywanie zadania samemu, jeśli wiesz jak je zrobić i jakie są szczegóły realizacji. Cały proces możesz wykonać sam, nie musisz nic nikomu tłumaczyć. Ale czy nie lepiej wykorzystać ten czas na inne rzeczy?
Często jako szef masz poczucie: sam zrobię to szybciej, lepiej itd. tylko zastanów się czy jesteś w tej firmie od tego by wykonywać zadania czy zarządzać. Jesteś od machania łaopatą czy od kierowania.

Istnieją dwa kluczowe powody, które wskazują, że lepiej delegować zadanie do kogoś innego:
Po pierwsze, jeśli masz możliwość prowadzić nową kampanię, to są szanse na to, że twoje umiejętności są lepiej wykorzystywane do dalszego rozwoju strategii, a może pojawią się nowe pomysły? Wykonując tę ​​pracę, nie wykorzystujesz swojego czasu efektywniej na rozwój firmy.
Po drugie, przez znaczący udział innych osób w projekcie, rozwijasz umiejętności i umiejętności tych osób. Oznacza to, że następnym razem, kiedy pojawi się podobny projekt, możesz delegować zadanie z dużym zaufaniem, że będzie to wykonane dobrze, przy Twoim mniejszym zaangażowaniu.
Delegacja pozwala najlepiej wykorzystać Twój czas i umiejętności, a także pomaga innym osobom w zespole rozwijać się, aby w pełni wykorzystać swój potencjał w organizacji.
Zastanów się jakie czynniki wpływają na to, abyś mógł delegować zadanie komuś innemu?

Odpowiedz sobie na kilka pytań:

• Jaki jest termin realizacji projektu?
• Ile czasu masz aby wykonać zadania?
• Czy jest czas, aby ponownie wykonać zadanie, jeśli nie zostanie to zrobione poprawnie po raz pierwszy?
• Jakie są konsekwencje niepełnego zakończenia pracy?
• Zastanów się także, jakie są Twoje oczekiwania lub cele w realizacji projektu lub zadań?
• Jak ważne jest, aby wyniki były najwyższej jakości?
• Czy "wystarczający" wynik jest wystarczająco dobry?
• Czy klęska ma kluczowe znaczenie?
• Ile i jakie szkody mogą wpłynąć na pozostałe projekty?

Jeśli chcesz delegować skutecznie, musisz uwzględnić wzajemne porozumienie między sobą a członkami zespołu. Reakcje i pomysły członków zespołów oddają zaufanie, wsparcie i otwartą komunikację podczas całego procesu. Chociaż przypisanie pierwszych kilku zadań może zająć Ci więcej czasu niż realizacja tych zadań samemu, w przyszłości może Ci to zaoszczędzić czas.

Możesz delegować dużo skuteczniej, przeczytaj nasz poradnik:

 
1. Wyjaśnij dokładnie, dowiedz się czego oczekują Twoi pracownicy.
Upewnij się, że członkowie zespołu rozumieją, jakie obowiązki wymagasz od nich. Zachęcaj do zadawania pytań, jeśli widzisz, że nie są pewni, wyjaśniaj do skutku.

 
2. Opisz, jak ocenisz wydajność pracowników.
Wyjaśnij konkretne cele każdego członka zespołu wówczas będziesz wiedział, jak ocenić pracownika, i jak dane zadanie zrealizował. Upewnij się, że cele są konkretne, możliwe do osiągnięcia, istotne i wymierne. Osiągnij porozumienie w sprawie standardów wydajności, które zostaną określone dla danego zadania. Wyjaśnij, jakie wyniki spodziewasz się zobaczyć i w jakiej formie należy przedstawić wyniki. Przedstaw również stanowisko w sprawie złego wykonania zadania, określ jakie będą konsekwencje.

 
3. Udziel pozwolenia, ułatw zadanie.
Podczas delegowania zadania musisz także przekazać uprawnienia wymagane do pomyślnego zakończenia zadania. Zrób coś co ułatwi Twoim pracownikom realizacje zadania. Wówczas ich praca będzie szła jak po maśle. Nie narazisz ich na przeszkody nie do pokonania. Działanie urzędowe może obejmować takie rzeczy, jak budżet (i zdolność do wydawania) oraz uprawnienia do podejmowania decyzji.

 
4. Otrzymaj potwierdzenie, że członkowie zespołu rozumieją i zgadzają się na to zadanie.
Jeśli ten krok zostanie pominięty, później dowiesz się, że pracownik sprzeciwił się pracy nad tym zadaniem - co doprowadziło do nieudanej delegacji. Ta część ujawnia wszelkie wątpliwości, pytania lub sugestie pracowników, aby przezwyciężyć ich obawy. Pozwól, aby osoba wykonywała zadanie w sposób, który uważa za najbardziej efektywny. Straszenie zwolnieniem lub innymi drastycznymi karami może okazać się niewłaściwym środkiem w delegowaniu zadań. Ogranicza kreatywność i inicjatywę, zmniejszając poczucie własnej wartości.

 
5. Ustanowienie systemu nagradzania doskonałych wyników.
Powiedz pracownikom z wyprzedzeniem, że czeka ich nagroda lub konsekwencje za wyniki związane z realizacją delegowanego zadania. Powiedz, że oczekujesz wysokich wyników, bądź klarowny w tym co mówisz. Określenie nagród z wyprzedzeniem pomaga motywować osoby. Identyfikacja negatywnych konsekwencji jest tak samo ważna, daje to poczucie sprawiedliwości za sprawowane zadanie i działania z nim związane.

 
6. Sprawdź pracę swoich pracowników.
Kiedy sprawdzasz pracę swoich pracowników, nie tylko będziesz dotykać problemów jakie mogą napotkać pod drodze, ale także pracownicy będą zmotywowani Twoją osobistą uwagą. Będą czuli się bezpiecznie, w końcu nadzorujesz ich prace wiesz, że cokolwiek złego się stanie masz oko na to. Aby określić częstotliwość sprawdzania, najpierw zdecyduj się na odpowiedni stopień kontroli, potrzebny do wykonania zadania oraz członka zespołu, który będzie również odpowiedzialny za nadzór nad zadaniem. Niedoświadczeni członkowie zespołu potrzebują ścisłej kontroli, doświadczeni pracownicy będą bardziej twórczy, gdy ich praca nie będzie aż tak bardzo kontrolowana. Gdy zadanie zostanie im przekazane, ufaj swojemu zespołowi. To pozwoli osobie zajmować się pracą w sposób swobodny. Jednak nie bój się sporadycznie wejść i sprawdzić, czy zadanie idzie zgodnie z planem. Jeśli zadanie kończy się za dwa dni, nie wahaj się wysłać e-mail z przypomnieniem lub zapytać o status realizacji zadania. Być może dowiesz się, że Twój pracownik trafił na jakaś przeszkodę.

 
7. Napraw problemy, które powstają.
Jeśli pracownik nie może wykonać zadań delegowanych, musisz szybko podjąć działania korygujące. Zabierz swojego pracownika na bok i wyjaśnij swoje obawy. Jeśli tego nie zrobisz, Twoje zadanie nie będzie zrealizowane, a Ty będziesz sfrustrowany, że nie byłeś w stanie wyjaśnić swoich obaw. Zapytaj pracownika co on sądzi na temat danego problemu, jak on widzi tą sytuacje, jakie ma propozycje na zmianę tego. Jeśli sytuacja nie poprawi się, zmień pracownika, któremu powierzyłeś zadanie.

 
8. Nie bój się uczyć nowych umiejętności.
Brak kogoś doświadczonego w zespole z możliwością wykonania określonego zadania na liście rzeczy do zrobienia, nie oznacza, że praca nie może zostać przekazana. Większość umiejętności można się nauczyć - więc nie bój się uczyć w ramach procesu delegowania.

 
9. Użyj pętli sprzężenia zwrotnego, aby usprawnić delegowanie.
Opinia jest najważniejszą częścią procesu delegowania i działa na dwa sposoby. Jeśli pracownicy zrobili dobrze z zadaniem, któremu przypisałeś, poinformuj ich publicznie, podziękuj im, pochwal ich. Natomiast jeśli zadanie zostało wykonane źle, nie wahaj się użyć konstruktywnej krytyki. Z drugiej strony zapraszaj swoich pracowników, aby podzielili się swoimi przemyśleniami na temat delegowania - jest to krytyczna szansa na określenie, czy dostarczasz im wystarczających informacji lub czy przypisujesz właściwe zadania odpowiednim ludziom.
Delegowanie nie zawsze jest łatwe, a proces nie zawsze jest jasny, ale im szybciej zaczniesz, tym szybciej rozwiniesz swoje umiejętności w tym obszarze. Uświadom sobie, że proces nigdy nie będzie idealny, ale możesz uczyć się na swoich doświadczeniach i nieustannie poprawiać swoją prace.

Pamiętaj – przy delegowaniu trzymaj się zasad : KONKRETNIE, KLAROWNIE, KONSEKWENTNIE

Zapraszamy na szkolenia dla kadry zarządzającej, gdzie nauczysz się skutecznie delegować zadania !

 KIEROWANIE ZESPOŁEM - nowoczesne techniki kierowania i motywowania pracowników