Konflikty w pracy to naturalna część współpracy, zwłaszcza gdy zespół składa się z różnorodnych osobowości i talentów. Nie stresuj się nimi, nie traktuj jako coś złego, tylko wykorzytaj. Z konfliktów często rodzą się dobre rzeczy i dobre przyjaźnie.
Napięcia mogą wynikać z różnic w podejściu do pracy, a innym razem z osobistych nieporozumień. Ważne, jednak, aby nauczyć się je rozwiązywać szybko i sprawnie, aby konflikty nie eskalowały i nie wpływały negatywnie na atmosferę oraz efektywność zespołu.
1. Słuchaj aktywnie i z empatią
Pierwszym krokiem do załagodzenia konfliktu jest zrozumienie perspektywy drugiej osoby. Aktywne słuchanie oznacza, że poświęcasz pełną uwagę rozmówcy, nie przerywając i nie oceniając.
Często konflikty wynikają z braku zrozumienia lub nieporozumień, które można wyjaśnić, gdy obie strony czują się wysłuchane i zrozumiane.
Pamiętaj, by zadawać pytania i okazywać empatię – czasem to, czego ktoś naprawdę potrzebuje, to po prostu poczucie, że jego głos został usłyszany.
Zwroty, które możesz wykorzystać w rozmowie, aby pokazać, że słyszysz to, co Twój rozmówca chce przekazać i rozumiesz jego stronę, a jednocześnie pokazać, że masz inne zdanie.
PRZYKŁADY:
Rozumiem, że czujesz... / że myślisz... / że uważasz… Ja widzę to trochę inaczej...
To, co mówisz, ma sens. Zastanawiam się jednak, czy moglibyśmy spojrzeć na to również z innej strony…
Słyszę, co mówisz, i choć mam trochę inne zdanie, myślę, że możemy znaleźć wspólne rozwiązanie.
Zgadzam się z Tobą w kwestii... Jednocześnie chciałbym zwrócić uwagę na…
Rozumiem, że to dla Ciebie ważne. Ja z kolei mam inne obawy/priorytety, takie jak...
2. Skup się na faktach, nie na emocjach
W sytuacjach konfliktowych łatwo jest dać ponieść się emocjom, które tylko zaogniają sytuację. Aby skutecznie rozwiązać konflikt, skup się na faktach, a nie na osobistych atakach.
Zamiast mówić: „Nigdy mnie nie słuchasz!”, spróbuj podejść do sprawy rzeczowo: „Wczoraj, gdy przedstawiałem swój pomysł, nie miałem szansy dokończyć myśli”.
Konkrety pomagają skupić się na rzeczywistym problemie, a nie na emocjonalnych oskarżeniach.
Gdy zauważysz, że emocje zaczynają przejmować kontrolę, zasugeruj krótką przerwę. Możesz powiedzieć: „Czuję, że oboje jesteśmy zdenerwowani. Może zróbmy przerwę i wrócimy do rozmowy za 10 minut, gdy będziemy spokojniejsi?”
Unikaj ogólników, takich jak „zawsze”, „nigdy” czy „ciągle”, które mogą sprawić, że druga strona poczuje się atakowana i niesprawiedliwie oceniana. Zamiast tego, staraj się mówić o konkretnych sytuacjach, np.: „Wczoraj podczas zebrania powiedziałeś, że nasz plan jest niepraktyczny, ale nie rozwinąłeś swojej myśli. Chciałbym zrozumieć, co konkretnie według Ciebie nie działa”.
W faktach, możecie szukać punktów wspólnych, np. “Czy zgadzasz się ze mną, że…”
Pytaj, zamiast zakładać. Zakładanie, że znamy intencje drugiej strony, co może prowadzić do nieporozumień. Zamiast tego, zadawaj pytania, aby lepiej zrozumieć stanowisko rozmówcy, np.: „Co myślisz o tej sytuacji? Jak widzisz rozwiązanie problemu?”
3. Stwórz przestrzeń na otwartą komunikację
Wiele konfliktów można zażegnać, zanim się rozwiną, jeśli w zespole panuje atmosfera otwartej komunikacji.
Zachęcaj członków zespołu do dzielenia się swoimi obawami i uwagami na bieżąco, zamiast trzymania ich dla siebie.
Pamiętaj, że komunikacja powinna być dwustronna – nie tylko dajemy informacje, ale i przyjmujemy je z otwartością.
Otwarta komunikacja to klucz do zapobiegania konfliktom i budowania zaufania w zespole. Aby stworzyć sprzyjającą temu atmosferę, spróbuj:
Wprowadź regularne spotkania feedbackowe, podczas których każdy z członków zespołu może wyrazić swoje uwagi, obawy, pomysły. Możesz zacząć od prostego pytania: „Co ostatnio działa dobrze, a co moglibyśmy poprawić?”
Stwórz „otwarte drzwi” lub czas na indywidualne rozmowy. Zapewnij członkom zespołu przestrzeń do indywidualnych rozmów, gdzie będą mogli omówić swoje obawy w bardziej prywatnej atmosferze. Wyznacz regularny czas, kiedy mogą do Ciebie przyjść z problemami lub pomysłami.
Kiedy omawiasz trudne tematy lub konfliktowe sytuacje, ważne jest, aby miejsce spotkania było neutralne i sprzyjające otwartości. Unikaj rozmów w napiętych miejscach, takich jak biura szefów, które mogą wywoływać dodatkowy stres.
Korzystaj z narzędzi, które umożliwiają łatwe dzielenie się uwagami i pomysłami, jak anonimowe ankiety, skrzynki na sugestie czy dedykowane kanały w komunikatorach zespołowych (np. Slack). Daje to możliwość wyrażenia swojej opinii także osobom, które mogą czuć się mniej komfortowo w bezpośrednich rozmowach.
Gdy jesteś liderem zespołu, pokazuj, że sam jesteś otwarty na feedback i opinie swojego zespołu. Reaguj na sugestie z szacunkiem i wdzięcznością, nawet jeśli są krytyczne. Możesz powiedzieć: „Dziękuję za Twoje uwagi, wezmę je pod uwagę przy podejmowaniu decyzji”. To pokazuje, że cenisz wkład każdego członka zespołu i jesteś otwarty na poprawę.
4. Szukaj rozwiązań, nie winnych
W momencie, gdy konflikt już się pojawi, ważne jest, aby skupić się na jego rozwiązaniu, a nie na szukaniu winnych.
Zamiast wskazywać palcem i obwiniać innych, spróbujcie wspólnie zastanowić się nad tym, jak możecie rozwiązać problem. Co można zrobić inaczej? Jakie zmiany wprowadzić, by sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości?
To podejście buduje zaufanie i zachęca do współpracy, a nie do obrony.
Jak to zrobić w praktyce:
Zamiast mówić: „Ty zrobiłeś błąd”, powiedz: „Jak możemy to naprawić?” lub „Jak możemy uniknąć podobnej sytuacji w przyszłości?”.
Zastosuj metodę „5 razy dlaczego”. Gdy problem się pojawi, zadawaj pytanie „dlaczego?” pięć razy, aby dojść do sedna problemu. Na przykład: „Dlaczego projekt się opóźnił? Bo brakowało danych. Dlaczego brakowało danych? Bo nie były zebrane na czas.” itd.
Unikaj skupiania się na tym, co poszło źle w przeszłości. Zamiast tego, zapytaj: „Jakie kroki możemy podjąć, aby poprawić sytuację?” lub „Jakie zasoby potrzebujemy, aby uniknąć tego problemu w przyszłości?”.
Zachęcaj do burzy mózgów nad rozwiązaniami. Podczas spotkania zespołowego poświęć czas na wspólne poszukiwanie rozwiązań. Możesz zacząć od pytania: „Jakie pomysły macie na to, żeby poprawić tę sytuację?”
Ustal jasne kroki działania. Po zidentyfikowaniu możliwych rozwiązań, ustalcie konkretne kroki, które trzeba podjąć, aby wdrożyć wybrane rozwiązanie. Zamiast ogólników, stwórzcie plan działania z przypisanymi zadaniami i terminami.
5. Bądź przykładem - pokaż, jak radzić sobie z konfliktami
Jako lider czy członek zespołu, twoje podejście do konfliktów ma duży wpływ na innych. Pokaż, że konflikty można rozwiązywać w sposób spokojny i konstruktywny.
Unikaj dramatyzowania, nie angażuj się w plotki i nie ignoruj problemów.
Zamiast tego, bądź przykładem asertywności i szacunku w komunikacji. Twoja postawa może inspirować innych do podobnego zachowania, co ostatecznie przyczyni się do zdrowszej atmosfery w zespole.
Gdy pojawia się konflikt, ważne jest, aby zachować spokój, nawet gdy sytuacja jest napięta. Możesz zacząć od głębokiego oddechu lub krótkiej pauzy, zanim zaczniesz mówić. Twoja postawa będzie sygnałem dla innych, że konflikt można rozwiązać bez emocjonalnej eskalacji. Możesz powiedzieć: „Zatrzymajmy się na chwilę i porozmawiajmy o tym spokojnie.”
Pokazuj, że można wyrażać swoje potrzeby i oczekiwania bez atakowania innych. Przykładowo, możesz powiedzieć: „Rozumiem, że masz inne zdanie, ale chciałbym, abyśmy wspólnie znaleźli rozwiązanie, które będzie dobre dla nas wszystkich.”
W konfliktach często pojawia się potrzeba rozjemcy lub osoby, która potrafi zachować bezstronność. Staraj się słuchać obu stron i unikać oceniania, zanim wszystkie informacje zostaną zebrane. Możesz powiedzieć: „Chciałbym zrozumieć oba punkty widzenia, zanim zdecydujemy, co dalej.”
Jeśli zauważysz, że w zespole pojawiają się plotki lub dramatyzowanie sytuacji, stanowczo, ale spokojnie zareaguj. Możesz powiedzieć: „W naszym biurze staramy się unikać plotek i rozwiązywać problemy bezpośrednio. Porozmawiajmy o tym, co możemy zrobić, aby poprawić sytuację.”
Bycie przykładem nie oznacza bycia perfekcyjnym. Jeśli popełnisz błąd, otwarcie to przyznaj i pokaż, jak można na tym błędzie się uczyć. Na przykład: „Widzę, że moja reakcja mogła nie pomóc w rozwiązaniu tego konfliktu. Przepraszam, spróbujmy podejść do tego jeszcze raz.”
Twoje działania mówią głośniej niż słowa. Jeśli oczekujesz, że zespół będzie rozwiązywać konflikty konstruktywnie, sam również postępuj w ten sposób. Bądź konsekwentny i transparentny w swoich działaniach, co zbuduje zaufanie i pokaże, że warto podążać za Twoim przykładem.
Załagodzenie konfliktów w miejscu pracy nie zawsze jest łatwe, ale jest kluczowe dla utrzymania zdrowych relacji i efektywności zespołu. Pamiętajmy, że każdy konflikt to również okazja do nauki i wzrostu, zarówno dla nas samych, jak i dla całego zespołu. Zamiast unikać trudnych rozmów, podejdźmy do nich z otwartością, szacunkiem i gotowością do współpracy – a na pewno przyniesie to pozytywne efekty.
Wiem, że zmiana sposobu, w jaki się komunikujemy, brzmi na początku jak wielkie wyzwanie! Zorganizowaliśmy warsztaty: "KOMUNIKACJA I ASERTYWNOŚĆ - jak dbać o swoje granice i dobrze współpracować w zespole?" które pomogą nam wszystkim lepiej rozumieć i wdrażać te zmiany. Na szkoleniu nauczysz się jak stawiać granice i komunikować się sprawniej w zespole.
Jeśli chcesz lepiej zarządzać swoim zespołem i nauczyć się budować zaangażowaną i zmotywowaną grupę, która wspólnie pracuje na sukces i realizuje wyznaczone cele, koniecznie sprawdź nasze warsztaty: KIEROWANIE ZESPOŁEM - nowoczesne techniki kierowania i motywowania pracowników.
Dajemy gotowe rozwiązania i narzędzia do pracy oraz wsparcie i motywację.
Zostaw swój adres e-mail na vidi.superszkolenia.pl, a dodatkowo dostaniesz rabat na nasze szkolenia.
